Fahrzeug-Events & Add-On-Events (für Admins/Fuhrparkmanager) – CARSYNC Help Center

Sie sind Fahrer und möchten mehr zur Eintragung von Fahrzeugevents erfahren? Hier finden Sie den Beitrag für Fahrer: Durchführung einer Fahrzeug-Event Prüfung (für Fahrer)

Das Modul Fahrzeug & Add-On Events bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fahrzeugevents komplett digital in ECO zu verwalten.

Wie werden Events erstellt?

Events werden komplett automatisch von ECO erstellt. Basis hierfür die bestimmte Bedingungen, die das jeweilige Fahrzeug / Add-On erfüllen muss.

Wenn das Modul für Sie aktiviert ist, und das Fahrzeug / Add-On den Bedingungen entspricht, werden die Events automatisch aktiviert.

Beispiel: Globales Fahrzeug-Event HU nach § 29 StVZO (TÜV)

Für dieses Event sind folgende Bedingungen hinterlegt:

Fahrzeug-Art ist PKW
Fahrzeug-Status ist in Betrieb
Fahrzeug Beschaffungsart ist nicht Miete
Zulassungsland ist Deutschland

Wenn ein Fahrzeug alle diese Bedingungen erfüllt, wird dieses Event automatisch dem Fahrzeug zugewiesen. Die Fälligkeit des Events berechnet sich aus dem Erstzulassungsdatum des Fahrzeugs.

Das erste Mal ist das Event 36 Monate nach Erstzulassungsdatum fällig.
Anschließend immer alle 24 Monate.

Welche Arten und Kategorien von Events gibt es?

ECO unterstützt zwei Eventtypen:

Globale Events: Sind in ECO für alle Kunden hinterlegt und werden automatisch den Fahrzeuge / Add-Ons zugeordnet, sobald diese den Bedingungen (siehe oben) entsprechen. ECO hat alle gängigen Fahrzeugevents bereits hinterlegt, für eine genaue Auflistung kontaktieren Sie uns gerne.
Kundenspezifische Events: Können individuell für Sie hinterlegt werden. Hier sind alle Arten von Events mit vielen verschiedenen Kombinationen möglich. Beispiel: Sie müssen 1x jährliche eine interne Sicherheitsprüfung durch den Arbeitsschutz für alle LKW durchführen lassen.

Events können sowohl für Fahrzeuge als auch für Add-Ons hinterlegt werden.

Bei den Kategorien gibt es die folgenden:

Saisonale Event: Events, die zu einem bestimmten Monat starten und alle X Monate fällig sind. Beispiel: Reifenwechsel
Gesetzliche Prüfung: Ist alle X Monate fällig, basierend auf dem Erstzulassungsdatum. Beispiel: Hauptuntersuchung
Einmaliges Event: Findet zu einem definierten Datum statt. Beispiel: Rückrufaktion

Was bedeutet der Status eines Events?

Der Status eines Events wird in der Spalte Status angezeigt.

Status	Erklärung
Deaktiviert	Events wurden deaktiviert, z.B. weil das Fahrzeug inaktiv gesetzt wurde.
Eingetragen	Vom Fahrer wurde die Prüfung eingetragen und muss nun von einem Flottenmanager überprüft werden.
Fällig	Das Event ist diesen Monat fällig.
Gültig	Das Event ist aktuell gültig.
Überfällig	Das Fälligkeitsdatum des Events wurde überschritten.
Unvollständig	Das Event kann nicht aktiviert werden, da bestimmte Informationen zur Berechnung des Events fehlen. Typischerweise ist hier das Erstzulassungsdatum im Fahrzeug nicht eingetragen.

Wie kann das Datum eines Events angepasst werden?

Zur Vermeidung von Missbrauch kann das Datum eines Events nicht manuell angepasst werden. Wenn das Datum der nächsten Prüfung nicht korrekt ist und fälschlicherweise Benachrichtigungen versendet werden, gehen Sie folgendermaßen vor:

Führen Sie eine manuelle Eventprüfung durch, indem Sie das Fälligkeitsdatum auf die Vergangenheit setzen. Je nach Eventtyp sollte das Datum des eingetragenen Events z.B. 24 Monate vor den nächsten Fälligkeit liegen.
Verifizieren Sie anschließend sofort das Event.
Die nächste Prüfung ist dann zum von Ihnen angegeben Datum fällig.

Beispiel:

Ein Fahrzeug hat eine Fälligkeit der HU in ECO am 01.05.2025. Tatsächlich ist das Event aber erst am 01.08.2025 fällig.
Bearbeiten Sie nun die Fälligkeit des Events auf den 01.08.2023 (24 Monate vorher, da die HU alle 24 Monate fällig ist).
Führen Sie nun die Prüfung des Events durch und verifizieren Sie das Event anschließend.
Das Event ist nun das nächste Mal am 01.08.2025 fällig.

Wie läuft die Prüfung eines Events ab?

Sie sind Fahrer oder Poolverantwortlicher? Bitte lesen Sie auch unseren Beitrag speziell für Fahrer: Durchführung einer Fahrzeug-Event Prüfung (für Fahrer)

Eine Fahrzeugeventprüfung läuft in zwei Schritten ab.

Eintragung des Events durch den Fahrer

Der Fahrer oder Poolverantwortliche erhält eine Benachrichtigung, dass ein Event fällig ist. Sobald das Event durchgeführt wurde (z.B. das Fahrzeug hat seine HU Prüfung erhalten), kann der Fahrer das Event eintragen.

Hierzu werden die Eventdetails eingetragen sowie ein Scan oder Foto des Berichts als Nachweis hochgeladen. Nach Abschluss ist das Event im Status Eingetragen.

Mehr Infos zu diesem Schritt erhalten Sie unter Durchführung einer Fahrzeug-Event Prüfung (für Fahrer).

Manuelle Prüfung durch Flottenmanagement

Sobald das Event eingetragen wurde, muss eine manuelle Prüfung des Events stattfinden.

Hinweis: ECO bietet für gewisse Events eine KI-gestützte Prüfung des Events an. Dies können Sie durch einen Hinweis im Status erkennen. Durch einen Klick auf das Stern-Symbol können Sie weitere Informationen erhalten:

Für eine manuelle Prüfung des Events müssen alle Events des Status Eingetragen herangezogen werden. Klicken anschließend auf den Haken rechts in der Liste.

Prüfen Sie nun die eingetragen Daten und die Übereinstimmung mit dem hochgeladenen Bericht.

Klicken Sie anschließend auf Nächster Schritt. Hier geben Sie nun einen Kommentar ein bzw. bei Ablehnung einen Grund, wieso das Event abgelehnt wird. Wählen Sie anschließend Ablehnen oder Verifizieren.

Verifizieren: Event geht in den Status Gültig über.
Ablehnen: Der Fahrer erhält eine Benachrichtigung über den Ablehnungsgrund und das Event fällt zurück in den Status Fällig oder Überfällig.

Benachrichtigung von Flottenmanagern / Vorgesetzten

ECO bietet Ihnen die Möglichkeit, einmal wöchentlich (am Montagmorgen) eine Übersichts-Email zu allen Fahrzeug- und Add-On-Events zu versenden. Hierbei wird die Sichtberechtigung beibehalten: Es werden nur Fahrzeuge aufgeführt, auf die der Flottenmanager gemäß Organisationsbaum Sichtberechtigung hat.

Hinweis: Sie benötigen mindestens die Berechtigung Flotten-Admin für die folgenden Schritte.

Um die Einstellung zu setzen, wählen Sie Systemeinstellungen >> Compliance-Eskalationen >> Nutzer hinzufügen.

Wählen Sie den Nutzer aus, der die Benachrichtigungen bekommen soll, und aktivieren Sie den Schalter für Fahrzeug-Compliance-Ereignisse.

Benachrichtigung von Fahrern

Fahrer erhalten in folgenden Intervallen die Email-Benachrichtigungen zu Events:

Stufe	Email
1. Erinnerung	14 Tage vor dem 1. eines jeden Monats um 9:00 Uhr; betrifft Prüfungen, die im folgenden Monat fällig sind.
2. Erinnerung	Am 1. Tag eines jeden Monats um 9:00 Uhr; betrifft Prüfungen, die im laufenden Monat fällig sind.
3. Erinnerung	Am 14. Tag eines jeden Monats um 9:00 Uhr; betrifft Prüfungen, die im laufenden Monat fällig sind.
Erinnerung bei Überfälligkeit	Alle 7 Tage nach Überfälligkeit des Events und nicht erfolgter Prüfung wird die Email zur Überfälligkeit versendet. Morgens um 9:00.
Erinnerung bei unvollständiger Kontrolle	Wenn Erstzulassung im Fahrzeug nicht gepflegt wurde, Erinnerung alle 7 Tage. Morgens um 9:00.

Hinweis auf Partnetzwerk in Event Emails

Viele Leasinggeber verfügen über ein eigenes Werkstattnetzwerk. Werkstatttermine sollten in der Regel ausschließlich bei diesen Vertragswerkstätten vereinbart werden, damit die Kostenübernahme im Rahmen des Leasing- bzw. Servicevertrags sichergestellt ist. Werden Leistungen außerhalb des Netzwerks erbracht, kann dies dazu führen, dass Kosten nicht oder nur teilweise vom Leasinggeber übernommen werden.

Damit Fahrer:innen schnell eine passende Werkstatt finden, weist ECO in den entsprechenden Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. zu Wartung, Inspektion, Reifenwechsel oder Reparatur) automatisch auf Folgendes hin:

den Leasing- bzw. Vertragspartner, der dem Fahrzeug zugeordnet ist
einen Direktlink zum Partnernetzwerk des jeweiligen Leasinggebers zur Werkstattsuche