Laufleistung (KM-Stände)

ECO bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, die Laufleistung Ihrer Fahrzeuge zu pflegen, manuell und automatisch.

Manuelles Eintragen der Laufleistung

KM-Stände können von Flottenmanagern oder Fahrern manuell eingetragen werden, dies ist sowohl über die Weboberfläche https://eco.carsync.de also auch über die App möglich.

KM-Stand in der Weboberfläche eintragen

Im Web kann der KM-Stand direkt im Fahrzeugprofil im Tab Laufleistung eingetragen werden.

Dies ist sowohl für Flottenmanager, den Fahrer des Fahrzeugs sowie alle anderen sichtberechtigten Personengruppen möglich.

KM-Stand in der App eintragen

Fahrer oder Poolverantwortliche können den KM-Stand auch bequem über die ECO App melden. Wählen Sie hierzu den Tab Fahrzeuge und klicken Sie auf das entsprechende Fahrzeug.

Erinnerungen für KM-Stände 

Sie können individuelle Erinnerungen für KM-Standserinnerungen hinterlegen, Fahrer oder Poolverantwortliche werden dann per E-Mail und per Pushbenachrichtigung in der App erinnert.

Gehen Sie hierzu in Systemeinstellungen >> Kilometerstand-Erinnerungen >> Kilometerstanderinnerung hinzufügen.

Hier können Sie sowohl die Intervalle als auch die Bedingungen hinterlegen, unter welchen die Erinnerungen versendet werden sollen. 

Im folgenden Beispiel werden die Erinnerungen nur Fahrräder, die in Betrieb und in Deutschland zugelassen sind, versendet. Die Erinnerung wird alle 30 Tage versendet, bei nicht erfolgter Eintragung durch den Fahrer wird dann alle 3 Tage eine erneute Email versendet, bis der Kilometerstand eingetragen wurden. Anschließend laufen die 30 Tage von vorne los.

Sie können mehrere Erinnerungen hinterlegen, jede mit verschiedenen Bedingungen und optional verschiedenen Erinnerungs-Intervallen. So können Sie z.B. LKW-Fahrer öfter an die Eintragung erinnern, als PKW-Fahrer.

Automatisches Eintragen der Laufleistung

KM-Stände werden automatisch im Fahrzeugprofil über folgende Wege gepflegt.

• Schadensmeldungen: Bei einer Schadensmeldung müssen Fahrer den KM-Stand angeben. Dieser wird automatisch im Fahrzeug hinterlegt.
• Tankrechnungen: Im Rahmen der von CARSYNC für Sie erbrachten Serviceleistungen können Tankrechnungen als CSV-Datei in ECO eingespielt werden. Die beim Tanken von Fahrern gemeldeten KM-Stände werden automatisch in der Laufleistung des Fahrzeugs eingetragen.
• Leasingendabrechnung: Wenn Sie die Leasingendabrechnung im Vertragsbereich nutzen, werden hier eingetragene KM-Stände auch automatisch in die Laufleistung im Fahrzeug übertragen.

Plausibilitätsprüfung

ECO prüft eingetragene Kilometerstände automatisch auf Plausibilität. So erkennen Sie Tippfehler, vertauschte Ziffern oder andere Auffälligkeiten frühzeitig – ohne jeden Eintrag manuell kontrollieren zu müssen.

Was passiert bei der Prüfung?

Jeder neu erfasste oder bearbeitete Kilometerstand wird automatisch bewertet. Dabei prüft CARSYNC ECO unter anderem:

• ob der Anstieg der Laufleistung seit dem letzten Eintrag im plausiblen Rahmen liegt,
• ob der neue Wert zeitlich zu den umliegenden Einträgen passt (kein "Rückwärtslaufen" des Tachos),
• ob der Wert oder Zeitpunkt bereits identisch erfasst wurde (Duplikate).

Hinweis: Derzeit werden bereits vorhandenen KM-Stände noch nicht nachgeträglich geprüft, ausschließlich neue Eintragungen oder Bearbeitungen existierender KM-Stände.

Auf Basis dieser Prüfung erhält jeder Eintrag einen Status:

Wo sehe ich den Plausibilitäts-Status?

Im Fahrzeugprofil: Oben im Kopfbereich des Fahrzeugprofils sehen Sie ein oder mehrere Status-Symbole, die den Gesamtzustand der Laufleistungsdaten dieses Fahrzeugs zusammenfassen:

• 🟢 Grün wird nur angezeigt, wenn alle Einträge plausibel sind.
• 🟡 Gelb wird angezeigt, sobald mindestens ein Eintrag zu prüfen ist.
• 🔴 Rot wird angezeigt, sobald mindestens ein Eintrag unplausibel ist.

Sind mehrere Zustände gleichzeitig vorhanden (z. B. ein unplausibler und auffälliger Eintrag), werden beide Symbole angezeigt. Liegen für ein Fahrzeug noch keine Laufleistungsdaten vor, wird kein Symbol angezeigt.

Ein Klick auf das Status-Symbol führt Sie direkt zum Reiter Laufleistung des Fahrzeugs.

In der Fahrzeugtabelle: In der Übersicht Ihrer Fahrzeuge finden Sie eine neue Spalte "Plausibilität Laufleistung". Sie zeigt denselben Status wie im Fahrzeugprofil und lässt sich wie gewohnt sortieren und filtern – so können Sie z. B. gezielt alle Fahrzeuge mit offenem Prüfbedarf anzeigen.

Bereits heute unplausibel oder unsicher erscheinende Einträge werden zusätzlich direkt in der Laufleistungstabelle des Fahrzeugs farblich markiert.

Wie kläre ich einen "auffälligen" Eintrag?

Einträge mit dem Status 🟡 Auffällig benötigen eine kurze Einschätzung durch Sie:

1. Öffnen Sie das betroffene Fahrzeug und wechseln Sie in den Reiter Laufleistung.
2. Suchen Sie den mit 🟡 markierten Eintrag.
3. Öffnen Sie die Detailansicht des Eintrags.
4. Entscheiden Sie, ob der Wert korrekt ist:
   • Als plausibel bestätigen – der Eintrag wird künftig als 🟢 plausibel behandelt.
   • Als unplausibel markieren – der Eintrag wird als 🔴 unplausibel gekennzeichnet, z. B. wenn sich ein Fehler bestätigt hat.

Kann ich die Schwellenwerte für die Prüfung anpassen?

Ja. Als Flotten-Admin können Sie in den Systemeinstellungen festlegen, ab welcher Kilometerleistung pro Tag ein Eintrag als "zu prüfen" bzw. "unplausibel" gilt. Standardmäßig sind folgende Werte hinterlegt:

• 1.500 km/Tag – Eintrag wird als "auffällig" markiert
• 2.000 km/Tag – Eintrag wird als "unplausibel" markiert

Diese Werte können Sie an die Gegebenheiten Ihres Fuhrparks anpassen (z. B. bei Fahrzeugen mit besonders hoher Laufleistung). Ein Anpassung dieser Werte gilt immer nur ab sofort für neue Eintragungen, bereits vorhandene Werte werden nicht erneut geprüft.

Häufige Fragen

Warum wurde mein Eintrag automatisch als unplausibel markiert, obwohl er stimmt? Die Prüfung erkennt statistische Auffälligkeiten, kann aber nicht jeden Sonderfall (z. B. eine ungewöhnlich lange Fahrt an einem Tag) automatisch erkennen. Prüfen Sie den Eintrag und passen Sie gegebenenfalls die Schwellenwerte an.

Muss ich jeden Eintrag prüfen? Nur Einträge mit dem Status 🟡 "Auffällig" erfordern eine Rückmeldung von Ihnen. Plausible (🟢) Einträge benötigen keine weitere Aktion.

Werde ich benachrichtigt, wenn ein Eintrag zu prüfen ist? Aktuell erfolgt die Information ausschließlich über die Status-Anzeige im Fahrzeugprofil und in der Fahrzeugtabelle. Eine zusätzliche Benachrichtigung (z. B. per E-Mail) ist derzeit nicht verfügbar.

Wer darf die Schwellenwerte ändern? Diese Einstellung steht Nutzern mit der Rolle Flotten-Admin in den Systemeinstellungen zur Verfügung.

Wirkt sich die Prüfung auf die Erfassung durch Fahrer aus? Fahrer erfassen Kilometerstände wie bisher. Die Prüfung erfolgt automatisch im Hintergrund; eine Klärung auffälliger Einträge übernimmt die zuständige Fuhrparkverwaltung. Es kann jedoch passieren, dass bei der Eintragung eines bereits vorhandenen Werts oder bei Überschreitung der Schwellenwerte das System direkt warnt und die Eingabe verweigert. Prüfen Sie in diesem Fall bitte die Laufleistung des Fahrzeugs sowie die Schwellenwerte.

Betriebsstunden bei Flurförderzeugen

Wenn ein Fahrzeug als Flurförderfahrzeug angelegt wurde, werden eingetragene KM-Stände stattdessen als Betriebsstunden angezeigt. Alle oben beschriebenen Prozesse funktionieren weiterhin, es unterscheidet sich lediglich die Überschrift in der mobilen App sowie in der Webversion.