Organisation bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Unternehmensstruktur in ECO abzubilden. Diese Struktur wird auch für die Sichtberechtigungslogik für Flottenmanager genutzt.
Organisations-Ansicht
Standardmäßig erhalten Sie beim Klick auf Einstellungen >> Organisationen zuerst eine Übersicht in Form einer Liste, die Ihnen eine Sortierung, Filterung sowie einen Export erlaubt.
Beim Klick auf eine Organisation (Tipp: Klicken Sie direkt auf den Namen in der ersten Spalte) gelangen Sie in die Detailansicht. Diese bietet Ihnen nun auch eine Baumstruktur, über welche Sie die Beziehungen der einzelnen Organisationen zueinander nachvollziehen können.
Innerhalb dieser Ansicht können Sie die einzelnen Organisationen mit Drag & Drop verschieben, um so direkt die Struktur anzupassen.
Organisationstypen
Es gibt drei Organisationstypen: Gesellschaft, Standort und Abteilung. Beim Einhängen in den Orga-Baum entscheidet der Typ der übergeordneten Organisation, ob die Platzierung erlaubt ist.
Grundregeln je Typ – wohin darf ich die Organisation hängen?
- Gesellschaft: darf nur unter einer Gesellschaft stehen.
- Standort: darf nur unter einer Gesellschaft oder einem Standort stehen — nicht unter einer Abteilung.
- Abteilung: darf unter einer Gesellschaft, einer Abteilung oder einem Standort stehen.
Erlaubt-Matrix (Zeile = die einzuhängende Organisation, Spalte = übergeordnete Organisation):
| ↓ Organisation \ Übergeordnete → | Gesellschaft | Standort | Abteilung |
|---|---|---|---|
| Gesellschaft | ✔ | ✘ | ✘ |
| Standort | ✔ | ✔ | ✘ |
| Abteilung | ✔ | ✔ | ✔ |
Was man sich merken kann:
- Eine Gesellschaft kann immer Übergeordnete von allem sein.
- Gleiche Typen ineinander sind immer erlaubt (Standort unter Standort, Abteilung unter Abteilung — beliebig tief).
- Die einzige Asymmetrie: Eine Abteilung darf unter einem Standort hängen, aber ein Standort nicht unter einer Abteilung.
- Eine Gesellschaft ist am strengsten: sie darf ausschließlich unter einer anderen Gesellschaft liegen (oder ganz oben als Hauptorganisation).
Zusatzhinweise (unverändert gültig):
- Hauptorganisation: ganz oben steht immer eine Gesellschaft ohne Übergeordnete. Sie wird bei der ECO-Einrichtung automatisch erstellt und kann nicht gelöscht werden.
- Typ nachträglich nicht änderbar: nach dem Anlegen lässt sich der Organisationstyp nicht mehr umstellen. Bei einem Fehler eine neue Organisation mit korrektem Typ anlegen und an die gewünschte Stelle verschieben.
- Struktur anpassen: per Drag & Drop unter Einstellungen › Organisationen oder über das Feld „Übergeordnete Organisation" in den Details.
Verwaltung Ihrer Organisation
Neuanlage von Organisation
Neue Organisationen können über Neue Organisation jederzeit erstellt werden. Bitte beachten Sie bei der Erstellung auf die Pflichtfelder.
Während der Erstellung fragt ECO nach der Übergeordneten Organisation. Unter dieser wird dann die neu erstellte Organisation eingeordnet, dies kann nachträglich geändert werden.
Der Organisationstyp kann nach Anlage nicht mehr geändert werden.
Verwaltung der Struktur
Die Struktur der Organisation kann auf zwei Wegen verändert werden:
- Per Drag & Drop: Halten Sie mit der linken Maustaste die Organisation gedrückt und ziehen Sie diese in an die jeweilige neue Position im Baum.
- Klicken Sie in eine einzelne Organisation, dort können sie manuell die übergeordnete Organisation anpassen.
Organisations Details
- Name & Kurzname: Zur besseren Zuordnung der Organisation, hier können Sie auch Ihre interne Struktur abbilden. Der Kurzname darf nur einmalig in ECO vergeben werden. Sollten Sie keinen Kurznamen haben, kann hier auch der gleiche Werte wie im Namen eingegeben werden.
- Rechtsform: Optionales Feld, wenn es sich bei der Organisation um ein eigenständiges Unternehmen handelt. Dies hat keine weiteren Auswirkungen auf das System.
- Kontaktinformationen: Hier können z.B. die Kontaktdaten eines Standortverantwortlichen oder eines Fuhrparkverantwortlichen einer Organisation hinterlegt werden.
- Adresse: Diese Information kann auch in Email-Vorlagen genutzt werden.
- Finanzen & Steuern: Diese Information kann auch in Email-Vorlagen genutzt werden.
- Flottendetails: Optionale Felder, diese haben keine weiteren Auswirkungen auf das System.
Löschen von Organisation
Das Löschen von Organisation ist nicht möglich, um den Verlust der Zuordnung von anderen Daten zu vermeiden. Bitte wenden Sie sich hierzu an support@carsync.de.
Sichtberechtigung für Flottenmanager
Die Organisationsstruktur bildet auch die Grundlage für die Sichtberechtigung der Flottenmanager und Manager (lesend). Da diese nur Sichtberechtigung auf Ihre eigene Organisation sowie alle untergeordnete haben, können Sie über Zuordnung dieser Nutzer die Sichtberechtigung steuern. Hierzu ein Beispiel:
- Ein Flottenmanager in Orga Operations Abteilung 3.1.1 hat Sichtberechtigung auf Orga Operations Abteilung 3.1.1 und Test Abteilung 3.1.1.1
- Ein Manager (lesend) in Test Abteilung 3.1.1.1 hat ausschließlich Sichtberechtigung auf diese Organisation.
Darüber hinaus kann die Sichtberechtigung auf Nutzerebene noch im Detail eingestellt werden, sodass weitere Organisationen eingesehen werden können, siehe Nutzer