Nutzer

Unterschied Nutzer <> Fahrer

Ein Nutzer kann ohne Fahrer existieren, ein Fahrer benötigt jedoch zwingend einen Nutzer.

Ein Nutzer ohne Fahrer kann beispielsweise dann sinnvoll sein, wenn Sie einen Flottenmanager anlegen möchten, der jedoch selbst kein Fahrzeug nutzt, und somit keinem Fahrzeug zugewiesen werden muss oder Führerscheinkontrollen durchführen muss.

Sobald ein Nutzer selbst Fahrzeuge nutzt, muss zwingend ein Fahrer angelegt werden. Mehr Infos hierzu erhalten Sie unter dem Beitrag zu Fahrer.

Neuen Nutzer anlegen

Mit der Anlage eines Nutzer wird kein Fahrer angelegt. Möchten Sie nicht nur einen Nutzer anlegen, sondern auch einen Fahrer? Bitte folgen Sie den Schritten auf folgender Seite: Fahrer

Zur Anlage eines Nutzers gehen Sie bitte in das Menü Nutzer im Bereich Einstellungen.

Geben Sie im folgenden Fenster alle Details ein:

• Organisation: Organisation, in welcher der Nutzer eingeordnet wird. Bei Flottenmanager, Manager (lesend) und HR-Manager bestimmt die Organisation auch gleichzeitig, auf welche Bereiche dieser Nutzer Sichtberechtigung hat.
• Persönliche Informationen: Details zum Nutzer.
• E-Mail: Dient dazu, den Nutzer später zu benachrichtigen, und ist auch gleichzeitig der Nutzername für den Login.
• Sprache: Die Sprache, in welcher der Nutzer später ECO sieht und Emails erhält.
• Rolle: Die Rolle, die der Nutzer erhält. Weitere Details hierzu finden Sie weiter unten.
• Nutzer darf sich einloggen: Wenn dieser Schalter aktiviert ist, wird nach dem Anlegen sofort eine Einladungsmail versendet und der Nutzer kann sich einloggen. Wenn der Schalter auf Nein gesetzt wird, kann die Email auch später noch über die Nutzerliste ausgelöst werden.

Nutzerverwaltung

Bei bestehenden Nutzer können folgenden Aktionen durchgeführt werden:

• Signatur: Setzt die Signatur des Nutzers, welche dann später automatisch bei Emails aus dem System angefügt wird (abhängig von der Email, wird nicht bei jeder Vorlage verwendet).
• Login (de)aktivieren: Aktiviert oder deaktiviert den Login des Nutzers für ECO. Wenn es sich um die erstmalige Aktivierung dieses Nutzers handelt, wird automatisch die Einladungsemail für ECO versendet.
• Passwort zurücksetzen: Setzt das Passwort des Nutzers zurück und versendet eine Email zum Setzen eines neues Passworts.

Bei Klick auf das Stiftsymbol oder die Zeile des Nutzers gelangen Sie in die Detailansicht des Nutzers.

Hier können alle Details zum Fahrer bearbeitet werden, Erläuterungen finden Sie weiter oben in der Sektion zur Nutzeranlage.

Ebenfalls besteht hier oben rechts die Möglichkeit, die Signatur des Fahrers zu bearbeiten. 

Durch einen Klick auf Fahrer Profil öffnen werden Sie automatisch zur Profilseite des Fahrers weitergeleitet. Wird Ihnen dieser Button nicht angezeigt, existiert noch kein Fahrer für diesen Nutzer.

E-Mail eines Nutzers ändern

Möchten Sie die E-Mail eines Nutzers ändern, muss zunächst zwischen zwei Fällen unterschieden werden:

• Nutzer-Login ist aktiv: In diesem Fall kann die E-Mail Adresse sofort geändert werden.
• Nutzer-Login ist nicht aktiv: In diesem Fall wird nach Änderung der E-Mail automatisch eine Bestätigungsemail an die neue Adresse versendet. Erst nach erfolgter Bestätigung wird die Adresse im System geändert.

Alle Änderungen werden automatisch protokolliert.

Rollen und Sichtberechtigung in ECO

Es nicht möglich, weitere Rollen zu erstellen oder die Berechtigungen einzelner Rollen zu verändern.

Flottenmanager Sichtberechtigungen (Berechtigung für Organisationen)

Mit der Funktion „Berechtigung für Organisationen bearbeiten“ können Unternehmen komplexere Berechtigungsstrukturen abbilden. Sie ermöglicht, dass bestimmte Benutzer:innen Zugriff auf mehrere Organisationseinheiten haben – auch dann, wenn diese Einheiten innerhalb der Organisationsstruktur (Orga-Baum) nicht direkt miteinander verbunden sind.

Zweck der Funktion

In größeren Organisationen kann es vorkommen, dass bestimmte Rollen Zugriff auf Daten oder Informationen aus verschiedenen, nicht zusammenhängenden Organisationseinheiten benötigen.
Mit den zusätzlichen Organisationszugriffen lässt sich genau das steuern: Wer welche Organisationseinheiten zusätzlich sehen darf.

👤 Für welche Rollen ist das verfügbar?

Zusätzliche Organisationszugriffe können für folgende Rollen vergeben werden:

• Flottenmanager

• HR-Manager

• Manager (Lesend)

👉 Wichtig:

• Mitarbeiter:innen / Fahrer:innen erhalten keine zusätzlichen Berechtigungen.

• Flotten-Admins haben standardmäßig Vollzugriff auf alle Organisationseinheiten und können daher nicht bearbeitet werden.

⚙️ So funktioniert es

Rufen Sie die Nutzerseite des gewünschten Nutzers auf und klicken Sie auf den Link rechts oben für Berechtigung für Organisationen bearbeiten.

Anschließend öffnet sich die Baumansicht, wie Sie sie auch aus der Organisationsansicht kennen.

In diesem Baum können Sie nun zusätzliche Organisationen auswählen, die dieser Flottenmanager sehen kann. Hierfür gelten gewisse Grundbedingungen:

1. Heim-Organisation:

   • Die Hauptorganisation des/der Benutzer:in (wie in den Benutzerdetails hinterlegt) ist immer automatisch ausgewählt.

   • Diese kann nicht abgewählt werden.

2. Organisationseinheiten mit Untereinheiten:

   • Wird eine übergeordnete Einheit ausgewählt, werden alle untergeordneten Organisationen automatisch mit ausgewählt.

   • Einzelne Untereinheiten können nicht separat abgewählt werden.

   • Um Änderungen vorzunehmen, muss zunächst die übergeordnete Einheit abgewählt werden.

3. Inaktive Organisationen:

   • Diese werden ausgegraut angezeigt, können aber weiterhin ausgewählt werden.

4. Verschiebungen im Orga-Baum:

   • Wenn eine Organisation innerhalb der Struktur verschoben wird, bleiben die Zugriffsrechte automatisch erhalten und werden im Hintergrund aktualisiert.

🔒 Hinweise zur Ansicht anderer Benutzer:innen

Wenn z. B. ein Flottenmanager A mit eingeschränkten Berechtigungen den Benutzer-Detailbereich eines anderen Flottenmanagers B öffnet, sieht A nur die Organisationseinheiten, auf die er selbst Zugriff hat.
Ein Hinweis informiert darüber, dass B eventuell Zugriff auf weitere Organisationen besitzt, die A nicht angezeigt werden.