Mit dem Schadenmanagement-Modul können Sie von der digitalen Schadenmeldung bis hin zur Verwaltung der Meldungen, der Steuerung der Reparaturaufträge und der Schadenmanagement-Prozesse Ihren Fuhrpark eigenständig koordinieren.

Wir haben für Sie einen benutzerfreundlichen Klickpfad erstellt, der Sie durch die verschiedenen Funktionen in motum führt. Weiter unten finden Sie zudem eine nähere Beschreibung der wichtigsten Prozessschritte der Schadenbearbeitung im Portal.

1. Software-Demo: Self-Service Schadenmanagement mit motum

Klicken Sie sich durch unsere interaktive Software-Demo über das Self-Service Schadenmanagement mit motum. Diese kann Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit effizient zu nutzen und soll sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial von motum ausschöpfen:

2. Beschreibung der wichtigsten Prozessschritte der Schadenbearbeitung in motum

1. Reparaturangebote einsehen und abgeben

   Sofern ein neues Reparaturangebot einer Ihrer implementierten Partnerwerkstätten Werkstatt vorliegt, erhalten Sie eine E-Mail Benachrichtigung. Das Angebot erscheint in der Schadenakte im unteren Bereich. Hier können Sie die Kontaktdaten der Werkstatt einsehen sowie den Kostenvoranschlag als PDF herunterladen.
   ​
   Über den Button oben rechts haben Sie die Möglichkeit, das Angebot freizugeben oder abzulehnen. Sie haben in diesem Rahmen die Option, einen Kommentar an die Werkstatt zu übermitteln. Die Werkstatt wird über Ihre Entscheidung ebenfalls per E-Mail informiert.

    

2. Terminierung der Reparatur

   Im Rahmen des Kostenvoranschlags übermittelt die Werkstatt 3 Terminoptionen. Bei personengebundenen Fahrzeugen erhält der Fahrer des Fahrzeugs nach der Freigabe eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Info, dass die Reparatur freigegeben wurde und er einen Termin auswählen kann.
   ​
   Bei Poolfahrzeugen hat der/die Fahrzeugverantwortliche die Möglichkeit, im Web-Portal einen Termin zu bestätigen. Diese Terminvorschläge sind maximal 24 Stunden nach KV-Abgabe gültig, da die Termine von Seiten der Werkstatt nicht länger vorgehalten werden können.
   ​
   Sollten die Terminvorschläge abgelaufen sein oder dem Fahrer nicht passen, kann ein Rückruf der Werkstatt angefordert werden.

    

3. Verfolgung des Reparaturstatus

   Sobald das Fahrzeug zur Reparatur in die Werkstatt kommt, kann die Werkstatt den Status zu “Reparatur gestartet” ändern.
   ​
   Sollten im Rahmen der Besichtigung des Fahrzeugs Änderungen im Reparaturumfang festgestellt werden, kann die Werkstatt eine Reparaturkostenerweiterung einreichen. Diese wird Ihnen erneut zur Freigabe in motum übermittelt. Eine Information erhalten Sie zusätzlich per E-Mail. Im Rahmen der Reparaturkostenerweiterung muss die Werkstatt zudem Fotos der Beschädigung übermitteln und begründen, weshalb die Kosten höher als ursprünglich geschätzt sind.
   ​
   Sobald die Reparatur beendet wurde, kann die Werkstatt den Status zu “Reparatur beendet” ändern.

    

4. Rechnung erhalten & Akte schließen

   Nach Abschluss der Reparatur wird die Werkstatt angehalten, die Reparaturrechnung direkt in motum hochzuladen. Die Werkstatt findet hier die Adressdaten Ihres Unternehmens und kann die Rechnung so direkt an Sie übermitteln. Sie haben alle Informationen übersichtlich an einem Ort und können die Schadenakte nach Prüfung der Rechnung schließen.

3. Die Statusleiste in motum

Um Ihnen jederzeit einen klaren Überblick über den aktuellen Status des gemeldeten Fahrzeugschadens zu geben, haben wir in der Schadenakte von motum eine übersichtliche Statusleiste integriert. Diese hält Sie stets auf dem Laufenden und zeigt Ihnen anhand von Zeitstempeln genau, wann der Schaden welchen Status erreicht hat und welche Schritte noch bevorstehen. Im Folgenden finden Sie eine Darstellung des gesamten Schadenprozesses in motum, die verdeutlicht, in welchem Moment das Fahrzeug welchen Status erreicht.

3.1. Info für die motum Nutzung ohne Werkstattanbindung

Sollten Sie über motum keine Werkstatt angebunden haben, können Sie die Reparatur Ihres Flottenfahrzeugs eigenständig organisieren. Alle relevanten Dokumente, wie Kostenvoranschläge oder Rechnungen, können Sie einfach in der Schadenakte in motum hochladen. So sind alle wichtigen Informationen zentral an einem Ort gespeichert, und Sie behalten jederzeit den vollständigen Überblick über Ihre Flotte.

3.2. Prozess mit Werkstattanbindung

• Neu: Wird ein Schaden bei einem Fahrzeug Ihrer Flotte gemeldet, erhält er den Status "Neu". Sie erhalten eine E-Mail mit der Bitte, eine Reparaturentscheidung zu treffen.

• Reparaturentscheidung: Hier können Sie festlegen, ob der Schaden repariert, intern bearbeitet oder zurückgestellt werden soll.

  • Reparatur angefragt: Wählen Sie die Reparaturoption, können Sie entscheiden, welche Ihrer angebundenen Werkstätten die Reparaturanfrage erhält. Diese Werkstatt bekommt den Auftrag per E-Mail. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Werkstätten gleichzeitig anzufragen, um z. B. einen Kostenvergleich zu ermöglichen.

    • Kostenvoranschlag: Sobald die Werkstatt einen Kostenvoranschlag in motum hochlädt, erhalten Sie eine E-Mail mit einem Link zur Freigabe.

    • Reparaturtermine: Die Werkstatt kann zudem Reparaturtermine vorschlagen, die Sie bequem über motum auswählen können.

  • Intern repariert: Wenn Sie den Schaden intern reparieren lassen, wird dies entsprechend in der Statusleiste vermerkt.

  • Zurückgestellt: Soll der Fahrzeugschaden erstmal nicht repariert werden, können Sie ihn zurückstellen. Sie haben danach zu jeder Zeit die Möglichkeit, den Schaden wieder zu öffnen und reparieren zu lassen.

• Begutachtung vor Ort: Wenn die hochgeladenen Schadenfotos nicht ausreichen oder die Beschädigung erheblich ist, kann die Werkstatt eine Begutachtung vor Ort anfragen. Der Status ändert sich dementsprechend und Sie erhalten i. d. R. drei Begutachtungstermine digital bereitgestellt. Diese können Sie über motum bestätigen.

• Reparaturangebot abgelehnt: Lehnen Sie den Kostenvoranschlag der Werkstatt ab, ändert sich der Status auf "Neu". Sie können nun entscheiden, ob erneut eine Reparatur, z. B. bei einer anderen Werkstatt angefragt werden soll oder ob der Schaden zurückgestellt werden soll, etc.

• Reparatur geplant: Haben Sie den Kostenvoranschlag freigegeben und konnten Sie einen Termin mit der Werkstatt ausmachen, ändert sich der Status auf "Reparatur geplant".

• Reparatur begonnen: Befindet sich das Fahrzeug für die Reparatur in der Werkstatt, kann diese den Status in motum auf "Reparatur begonnen" ändern.

• Repariert: Ist die Reparatur des Fahrzeugs abgeschlossen, kann die Werkstatt den Status in motum auf "Repariert" ändern. Sie hat die Möglichkeit, direkt eine Reparaturrechnung hochzuladen. Dies kann sie aber auch im Nachgang noch erledigen.

• Rechnung übermittelt: Ist eine Reparaturrechnung hochgeladen, verändert sich der Status auf "Rechnung übermittelt". Sie erhalten nun eine E-Mail, mit der Bitte, die Rechnung abschließend zu überprüfen.

• Rechnung geprüft: Nachdem Sie die Rechnung überprüft haben, verändert sich der Status auf "Rechnung geprüft".

• Abgeschlossen: Ist der Schaden repariert und die Rechnung bezahlt, können Sie die Schadenakte schließen. Der Status änder sich dadurch auf "Abgeschlossen".