Import von E-Rechnungen – CARSYNC Help Center

Hintergrund: EU-Richtlinie und nationales Recht

EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU, elektronische Rechnungen annehmen zu können.
E-Rechnungsgesetz (Deutschland): Setzt die EU-Richtlinie in deutsches Recht um und bildet zusammen mit der E-Rechnungsverordnung die Grundlage für die E-Rechnungspflicht im B2G-Bereich (Business-to-Government).

Bundesbehörden (B2G-Bereich):

Alle Lieferanten und Dienstleister, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, müssen diese in einem elektronischen, strukturierten Format (z. B. XRechnung) übermitteln.
Dies betrifft sämtliche Unternehmen, die Leistungen an Behörden des Bundes erbringen (z. B. Ministerien, Bundesämter, etc.).

Landesbehörden und Kommunen (B2G-Bereich):

Auch Behörden der Bundesländer und Kommunen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen annehmen zu können.
Die Umsetzungsfristen variieren je nach Bundesland, da einige Länder eigene Portale bzw. eigene Umsetzungsfristen haben.

Zukünftig auch B2B-Bereich (Business-to-Business):

Aktuell besteht in Deutschland noch keine flächendeckende Pflicht für Unternehmen, sich untereinander ausschließlich elektronisch abzurechnen.
Allerdings wird im Zuge der EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ diskutiert, auch im B2B-Bereich eine verbindliche E-Rechnungspflicht einzuführen. Ein konkretes Startdatum auf EU-Ebene steht noch nicht final fest, die Diskussionen deuten jedoch auf Umsetzungszeiträume zwischen 2024 bis 2028 hin.

Seit 27. November 2018: Bundesbehörden müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Seit 27. November 2020: Lieferanten, die Rechnungen an Bundesbehörden stellen, sind verpflichtet, diese elektronisch im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung) zu übermitteln.
Stufenweise Einführung in den Bundesländern: Jedes Bundesland hatte unterschiedliche Fristen, bis wann die E-Rechnung in Verwaltungen angenommen und teilweise auch verpflichtend gefordert werden musste (teilweise bereits 2020, z. T. erst ab 2022/2023).

Ab 2024 (Frankreich als Beispiel): Frankreich startet die verpflichtende E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich schrittweise.
Deutschland:
- Es wird erwartet, dass Deutschland sich an kommenden EU-Vorgaben orientiert.
- Ein genauer Zeitplan für eine verpflichtende B2B-E-Rechnung in Deutschland steht (Stand jetzt) noch nicht fest, da zunächst die EU-Verhandlungen zu Ende geführt werden müssen

XRechnung: Standardisiertes XML-basiertes Format für den Austausch elektronischer Rechnungen mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland.
ZUGFeRD: Hybridformat (PDF + XML), in manchen Bereichen akzeptiert, jedoch in vielen Fällen für B2G nur eingeschränkt nutzbar, sofern nicht alle Vorgaben des XRechnung-Standards erfüllt sind.
Zentrale Rechnungseingangsportale: Sowohl für Bundesbehörden (z. B. das Portal des Bundes „ZRE“) als auch für einzelne Länder gibt es Online-Portale, über die Lieferanten ihre Rechnungen hochladen bzw. elektronische Rechnungen versenden können.

Aktuell verpflichtend ist die E-Rechnung vor allem für Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern (B2G).
Für B2B (Unternehmen untereinander) existiert bisher keine allgemeine Pflicht, jedoch wird auf EU-Ebene eine umfassende Einbindung elektronischer Rechnungen diskutiert, die in den kommenden Jahren auch in Deutschland verpflichtend werden könnte.
Je nachdem, ob man als Unternehmen für Bund, Land oder Kommune arbeitet und in welchem Bundesland man ansässig ist, können verschiedene Stichtage gelten bzw. bereits verstrichen sein.

CARSYNC ECO unterstützt die Formate XRechnung und ZUGFeRD.