Übersicht über die Rechnungs Funktionen

Einleitung 

Diese Software wurde entwickelt, um den Prüfungsprozess von Rechnungen effizienter, genauer und intuitiver zu gestalten. Mit leistungsstarken KI-Algorithmen unterstützt die Plattform Sie dabei, Rechnungen schnell zu analysieren, Wiedervorlagen zu verwalten, Duplikate zu erkennen und viele weitere Aufgaben ohne Medienbruch in einer Plattform zu automatisieren. In dieser Anleitung finden Sie Schritt-für-Schritt-Erklärungen zu allen Hauptfunktionen der Software – von dem Upload bis hin zur fortschrittlichen Nutzung wie der Anpassung von Checklisten und der Nutzung der Kommunikationsfunktion. Ziel ist es, Ihnen den Einstieg zu erleichtern und Ihnen alle Werkzeuge an die Hand zu geben, um das volle Potenzial der Software auszuschöpfen.

Tabellen-Ansicht

Spaltenauswahl

Die Rechnungstabelle enthält folgende Spalten:

Alle Spalten:
- Name (Dateiname der Rechnung)
- Rechnungsnummer
- Rechnungsposten (Anzahl der Posten)
- Leistungsempfänger (Empfänger-Organisation)
- Status (Abgelehnt, Akzeptiert, Oen, Prüfe auf Duplikate, Duplikat Prüfung
abgeschlossen, Prüfung, Validiert)
- Überprüfungsfehler (Anzahl der vom Systemgefundenen Validierungsfehler)
- Rechnungsdatum
- Lieferant (Geschäftspartner)
- Wiedervorlage
- Kommentar
- Ungelesene E-Mails
- Fälligkeitsdatum
- Geändert am
- Erstellt am

Diese Spalten können über einen Button namens „Auswählen“ oben links über der Tabelle
aktiviert und deaktiviert werden, sodass sich jeder Nutzer seine eigene Tabellenaufbau erstellen
kann.

Beschreibung der Spalten
 

Name

Die Spalte „Name“ enthält den Dateinamen des Dokuments beim Upload, also den Namen des
PDFs bei der Dokumentenextraktion oder den Namen der CSV oder XML Datei (E Rechnungen)
beim Upload innerhalb der Rechnungsprüfung. Der Name ist ein Link, welcher durch den Klick
mit der mittleren Maustaste ein neuer Tab / Fenster für diese Rechnung önet.

Rechnungsnummer

Eine Rechnungsnummer ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die einer Rechnung
zugeordnet wird. Sie dient dazu, die Rechnung eindeutig zu kennzeichnen und eine einfache
Zuordnung in der Buchhaltung zu ermöglichen. Die Rechnungsnummer wird 1:1 aus dem
Rechnungsdokument übernommen, sprich die Extraktion oder durch den Upload
maschinenlesbarer Formate.

Eigenschaften einer Rechnungsnummer:
1. Eindeutigkeit: Jede Rechnungsnummer muss einmalig sein, damit keine
Verwechslungen entstehen.
2. Struktur: Die Rechnungsnummer kann aus einer Kombination von Ziern, Buchstaben
und Sonderzeichen bestehen. Sie kann chronologisch, alphanumerisch oder nach einem
bestimmten Schema aufgebaut sein.
3. Vorgaben: In Deutschland schreibt das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG) vor, dass jede
Rechnung eine fortlaufende Nummerierung aufweisen muss.

Beispiele für Rechnungsnummern:

• Chronologisch: 20240101 (Jahr, Monat, Tag)
• Kombination aus Datum und Zähler: RE-2024-001
• Kundenspezifisch: K123-2024-05
• Projektspezifisch: P01-INV-0001

Gute Praxis:

• Rechnungsnummern sollten so gestaltet sein, dass sie logisch nachvollziehbar sind.
• Sie sollten keine vertraulichen Informationen enthalten (z. B. keine vollständige
  Kundennamen oder Adressen).

Funktion:

• Nachverfolgung von Rechnungen
• Vereinfachung der Kommunikationmit Kunden und Geschäftspartnern
• Erfüllung steuerlicher und rechtlicher Anforderungen

Rechnungsposten

Die Rechnungsposten zeigen die Anzahl aller Posten im Dokument an. Bei einer großen Anzahl
von Posten sollte eine Rechnung zügig verarbeitet werden, da die Posten mehr Zeit in Anspruch
nehmen und damit das Risiko einer verspäteten Zahlung erhöht.

Leistungsempfänger

Ein Leistungsempfänger auf einer Rechnung ist die Person oder das Unternehmen, das eine
bestimmte Ware oder Dienstleistung erhält und somit die Rechnung begleichen muss. Der
Leistungsempfänger ist also der Kunde oder Käufer in der Transaktion. Im Falle von ECO ist dies
immer eine Organisation eines Kunden.

Wichtige Aspekte zum Leistungsempfänger:

1. Definition:
Der Leistungsempfänger ist der Vertragspartner, für den die Leistung (z. B. eine
Lieferung oder Dienstleistung) erbracht wird.

2. Angaben auf der Rechnung: Nach § 14 UStG (Deutschland) müssen folgende
Informationen über den Leistungsempfänger auf der Rechnung enthalten sein:
o Vollständiger Name oder Firmenname
o Vollständige Anschrift
o Bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU: Umsatzsteuer-
Identifikationsnummer (USt-ID), falls relevant

3. Funktion:
o Der Leistungsempfänger dient als Nachweis für die erbrachte Leistung und ist für
den Zahlungsausgleich verantwortlich.
o Er wird im Falle von steuerpflichtigen Rechnungen in die
Umsatzsteuerabrechnung einbezogen.

4. Besonderheiten:
o Abweichender Rechnungsempfänger: Der Leistungsempfänger und der
Rechnungsempfänger können unterschiedlich sein. Beispiel: Ein Unternehmen
bestellt eineWare für eine Zweigstelle; die Hauptstelle begleicht die Rechnung.
o Sonderfälle bei B2B-Geschäften: Bei Reverse-Charge-Verfahren
(Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) trägt der Leistungsempfänger
die Umsatzsteuerverpflichtung.

Status

Folgende Rechnungsstatus sind in ECO möglich: Abgelehnt, Akzeptiert, Offen. Die Status: Prüfe
auf Duplikate, Duplikatprüfung abgeschlossen, Prüfung, Validiert sind unter „Offen“
zusammengefasst.

Hier sind die Beschreibungen der genannten Rechnungsstatus:

1. Abgelehnt:
o Die Rechnung wurde vom Rechnungsempfänger oder internen Prüfer
zurückgewiesen. Gründe können formale Fehler (z. B. falsche Beträge oder
fehlende Angaben), inhaltliche Unstimmigkeiten oder nicht erfüllte
Vertragsbedingungen sein.
o Handlung: Die Rechnungmuss korrigiert und neu eingereicht werden.

2. Akzeptiert:
o Die Rechnung wurde geprüft und als korrekt befunden. Sie wird zur Zahlung
freigegeben oder für die Buchhaltung verbucht.
o Dies ist ein finaler Status vor der Bezahlung, sofern die Zahlung noch aussteht.

3. Offen:
o Die Rechnung wurde erstellt und versendet, jedoch noch nicht geprüft, genehmigt
oder bezahlt.
o Handlung: Sie wartet auf Bearbeitung, Prüfung oder Zahlung durch den
Rechnungsempfänger.

4. Offen - Prüfe auf Duplikate:
o Die Rechnung wird auf mögliche doppelte Einreichungen überprüft, um
sicherzustellen, dass sie nicht bereits verarbeitet wurde.
o Mögliche Duplikate können in der Detailansicht der Rechnung überprüft und ggf.
manuell korrigiert werden.

5. Offen - Duplikatprüfung abgeschlossen:
o Die Überprüfung auf Duplikate ist beendet. Entweder wurde kein Duplikat
gefunden, oder es wurde festgestellt, dass die Rechnung bereits existiert.

6. Offen - Prüfung:
o Die Rechnung wird vomSystemauf inhaltliche und formale Richtigkeit überprüft.
Dies umfasst die Validierung von Kennzeichen inklusiver der Verknüpfung der im
System passenden Fahrzeuge, Korrekte Angabe des Leistungsempfängers und
des Leistungserbringers, das Vorhandensein von Rechnungsnummer, sowie
weiterer Angaben.

7. Offen - Validiert:
o Die Rechnung wurde vom System geprüft. Nun muss der Prüfer manuell die
Verbleibenden rechtlichen, steuerlichen und buchhalterischen Anforderungen
prüfen.

Überprüfungsfehler

Diese Spalte zeigt die Anzahl der vomSystem gefundenen Validierungsfehler. Auf einen Blick kann
man schnell erkennen, ob eine Rechnung freigegeben werden kann oder noch manuell korrigiert
werden muss.

Rechnungsdatum

Die Spalte Rechnungsdatumenthält das Datumwelches auf der Rechnung als Rechnungsdatum
angegeben wurde.

Lieferant

Lieferanten oder Geschäftspartner sind Entitäten im ECO System. Sie können global für alle
Kunden sichtbar sein oder nur durch einen Kunden erstellt und sichtbar sein. Lieferanten bieten
Dienstleistungen an und können Rechnungen erstellen.

Wiedervorlage

Rechnungsprüfer können Rechnungen durch das Setzen eines Termins aufWiedervorlage stellen.
Die SpalteWiedervorlage kannman sich in der Tabellenansicht als Default-Sortierung einstellen,
sodass ausschließlich Rechnungen im oberen Bereich der Rechnung sichtbar sind, deren
Wiedervorlage abgelaufen ist oder bald abläuft. Die Kommentarspalte ist mit der Wiedervorlage
verknüpft.

Kommentar

Wird eine Wiedervorlage erstellt kann der Rechnungsprüfer bei Bedarf einen Kommentar
verfassen. Dieser Kommentar ist dann auch in der Tabelle darstellbar.

Ungelesene E-Mails

Diese Spalte gibt an, wie viele ungelesene E-Mails im Zusammenhang mit dieser Rechnung im
Systemvorliegen. EinWert größer als 0 signalisiert Handlungsbedarf für die Rechnungsprüfer. Die
ungelesenen E-Mails können sowohl von Lieferanten als auch aus internen Quellen stammen.
 

Fälligkeitsdatum

Das Fälligkeitsdatum wird während der Dokumentenextraktion aus dem Dokument ermittelt und
entspricht dem Zahlungsziel der Rechnung. Mithilfe dieses Datums können Rechnungen sortiert
werden, sodass besonders dringende Rechnungen, die schnell bearbeitet werden müssen, im
oberen Bereich der Tabelle angezeigt werden.
 

Geändert am

Zeigt das Datum der letzten Änderung.
 

Erstellt am

Zeigt das Datum der Erstellung im ECO-System.

Filter

Folgende Spalten können in der Rechnungsprüfung gefiltert werden: Name, Rechnungsnummer,
Leistungsempfänger, Status, Überprüfungsfehler, Rechnungsdatum, Lieferant,Wiedervorlage,
Ungelesene E-Mails, Fälligkeitsdatum, Geändert amund Erstellt am.

Schnellfilter

Zur einfachen Handhabung stehen sogenannte Schnellfilter zur Verfügung, die als Kacheln über
der Tabelle angezeigt werden.Mit nur einemKlick können komplexe Filter schnell gesetzt oder
zurückgesetzt werden. In der Rechnungsprüfung sind folgende Filter verfügbar: oene
Rechnungen, überfällige Rechnungen, angenommene Rechnungen, abgelehnte Rechnungen
und Rechnungenmit ungelesenen E-Mails. Schnellfilter zeigen bereits nach demLaden der
Seite an, wie viele Filterergebnisse erwartet werden können. Dank dieser Funktion sieht der
Prüfer auf einemBlick welche Aufgaben anstehen.

Aktionen

Ablehnen

Die Rechnung wird vom Prüfer zurückgewiesen. Gründe können formale Fehler (z. B. falsche
Beträge oder fehlende Angaben), inhaltliche Unstimmigkeiten oder nicht erfüllte
Vertragsbedingungen sein. Der Prüfer wird gebeten eine Begründung für die Ablehnung
einzugeben. Abgelehnte Rechnungen können nicht ohne die Hilfe des Supports erneut geönet
werden. Abgelehnte Rechnungen werden nicht bei erneutemHochladen als Duplikat erkannt.
 

Ansehen (Detail Öffnen)

Die Detailansicht der Rechnung wird geönet. Funktionsgleichmit demLinks-Klick auf die Zeile
der Rechnung.

Wiedervorlage

Der Prüfer kann der Rechnung eine Wiedervorlage einstellen.
 

Löschen

Falls die Rechnung nicht abgelehnt oder genehmigt wurde, kann die Rechnung komplett
gelöscht werden.