Detailansicht der Rechnung

Die Detailansicht einer Rechnung bietet eine strukturierte Übersicht und Bearbeitungsmöglichkeiten in mehreren Reitern:

1. Übersicht: Rechnungskopfdaten wie Name, Datum, Lieferant und Leistungsempfänger.
2. Checkliste: Allgemeine und benutzerdefinierte Prüfschritte.
3. Rechnungspositionen qualifizieren: Detaillierte Bearbeitung der einzelnen Positionen.
4. Konversationen: Nachrichten und Kommentare zur Rechnung.
5. Duplikate: Prüfung auf doppelte oder ähnliche Rechnungen.
6. Anlagen: Zugriff auf zusätzliche Dokumente.
7. Freigabe: Verwaltung des Freigabeprozesses aus Schadens- oder Reparaturmanagement.

Header-Bereich zeigt wichtige Infos und Aktionen:
- Status: aktueller Rechnungsstatus (z. B. offen, geprüft).
- Fälligkeit: Zahlungsziel zur schnellen Dringlichkeitserkennung.
- Download: Rechnung als Datei herunterladen.
- Navigation: Vor-/Zurück-Tasten für effizientes Durchblättern gefilterter Rechnungen.

Rechnungsübersicht (Kopfdaten)

Die Rechnungsübersicht zeigt kompakt alle wichtigen Informationen einer Rechnung:

• Gesamt-Netto, Mehrwertsteuer und Bruttobeträge der Posten.
• Rechnungsnummer und -datum.
•  Leistungsempfänger und Geschäftspartner.
• Zahlart, Dateiname und Fälligkeitsdatum.
• Wiedervorlage zur Erinnerung an die Bearbeitung.
• Der Prüfer kann die Rechnung freigeben oder ablehnen.
   

Zahlart-Einstellung:
Der Prüfer wählt die Zahlart:

• Banküberweisung: Betrag wird an Lieferanten überwiesen.
• SEPA-Lastschrift: Lieferant zieht Betrag vom Kundenkonto ein.
• Keine Zahlung: Rechnung wird nur statistisch erfasst, ohne Zahlung.

Anpassungen an Geschäftspartner und Leistungsempfänger

Der Prüfer kann Änderungen am Geschäftspartner/Lieferanten und Leistungsempfänger
vornehmen. Diese Anpassungen lösen automatisch eine erneute Validierung und eine
Duplikatprüfung aus, umsicherzustellen, dass die geänderten Angaben korrekt verarbeitet
werden.

Wiedervorlage

Der Prüfer hat die Möglichkeit, eineWiedervorlage zur Erinnerung einzurichten. Dabei kann
entweder eine Anzahl von Tagen (ab demaktuellen Datum) oder ein konkretes Datumin der
Zukunft gewählt werden. Zusätzlich kann ein Kommentar hinterlegt werden, umdie
Wiedervorlage genauer zu beschreiben oder zusätzliche Hinweise zu geben.
Diese Funktionen erleichtern die Nachverfolgung und ermöglichen eine eiziente Bearbeitung
der Rechnungen.

Checkliste

Die Checkliste ermöglicht eine schnelle und strukturierte Durchführung der wichtigsten Prüfschritte, umdie Rechnung vollständig zu prüfen und abzuschließen. Das Tool unterstützt
dabei, alle steuerlich und fachlich relevanten Prüfungen effizient zu erledigen.
 

Automatisch abgeschlossene Prüfschritte:
Prüfschritte, die das Systemselbstständig überprüfen und erfolgreich
abschließen kann, werden mit einemgrünen Hakenmarkiert, minimiert und
ausgeblendet, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Manuell zu prüfende Schritte:
Prüfschritte mit einer gelben Markierung erfordern eine manuelle Überprüfung
durch den Prüfer. Diese Schritte verhindern jedoch nicht die Freigabe der
Rechnung.

Fehlgeschlagene Prüfungen:
Prüfschritte, die nicht erfolgreich abgeschlossen werden konnten, werden rot
gekennzeichnet. Diese Schritte erfordern zwingend einen Eingriff durch den
Prüfer und blockieren die Genehmigung der Rechnung, bis sie behoben sind.
Diese visuelle Unterstützung sorgt für Transparenz und hilft dem Rechnungsprüfer, sich auf die
wesentlichen Punkte zu konzentrieren und den Prozess effizient abzuschließen.

1. Prüfschritt: Rechnungskennzeichnung

Die Rechnungskennzeichnung ist ein essenzieller Schritt im Prüfprozess, umsicherzustellen,
dass jede Rechnung eindeutig identifizierbar ist und korrekt verarbeitet werden kann. Dabei
werden folgende Anforderungen geprüft:

1. Eindeutige Rechnungsnummer
Jede Rechnung muss eine eindeutige Rechnungsnummer enthalten. Diese Nummer
dient dazu, die Rechnung innerhalb des Systems und gegenüber Geschäftspartnern klar
zuzuordnen.

2. Beleg mit eindeutiger Dateireferenz (bei Zahlungsrechnungen)
Für Rechnungen, die zur Zahlung vorgesehen sind,muss ein Beleg (z. B. ein PDFDokument)
angehängt sein. Dieser Beleg muss eine eindeutige Dateireferenz im ECO-System aufweisen.
 

Die Dateireferenz erfüllt zwei Zwecke:
o Identifikation: Sie macht den Beleg innerhalb des Systems unverwechselbar.
o Dokumentation: Sie wird gegebenenfalls auf das PDF gerendert, um die
Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

Die Struktur der Dateireferenz besteht aus mehreren Bestandteilen:
o Kunden-ID: Eine eindeutige Identifikation des Kunden.
o Rechnungstyp: Bezeichnet den Typ des Dokuments, z. B. „INV“ für Rechnung
(Invoice).
o Kalenderjahr: Das Jahr, in demdie Rechnung erfasst wurde.
o Laufende Nummer: Eine innerhalb des jeweiligen Jahres inkrementelle Zählung.

Beispiel einer Dateireferenz:
CS-123456789-INV-2024-42
o CS -123456789: Kundenspezifische Identifikationsnummer
o INV: Dokumenttyp (Invoice/Rechnung)
o 2024: Jahr der Erfassung
o 42: Fortlaufende Nummer der Rechnung im Kalenderjahr

Ziel der Prüfung
Die Rechnungskennzeichnung stellt sicher, dass jede Rechnung und jeder zugehörige Beleg:

• eindeutig identifizierbar ist,
• vollständig dokumentiert werden kann,
• und ohne Verwechslungsgefahr in den weiteren Bearbeitungs- und Zahlungsprozess
  übergeht.
   

Dieser Schritt ist grundlegend für eine fehlerfreie und effiziente Verarbeitung von Rechnungen.

2. Identifikation des Leistungserbringers

Die eindeutige Identifikation des Leistungserbringers in der Rechnungsprüfung, z. B. durch Adresse oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), bietet folgende Vorteile:
1. Rechtliche Absicherung:
Nur Rechnungen mit vollständigen Angaben wie Adresse und USt-IdNr. berechtigen zum Vorsteuerabzug (§ 14 UStG) und bestätigen das Unternehmertum.
2. Gesetzeskonformität:
Bei EU-Geschäften ist die Angabe der USt-IdNr. Pflicht und sichert die Legitimität des Unternehmens.
3. Vermeidung von Steuer- und Betrugsrisiken:
Die USt-IdNr. kann geprüft werden, um Fake-Rechnungen und Umsatzsteuerbetrug zu verhindern.
4. Transparenz und Nachverfolgbarkeit:
Rechnungsdaten ermöglichen Rückverfolgung bei Streitigkeiten und sind für Buchhaltung und Archivierung wichtig.
5. Erleichterung der Buchhaltung:
Vollständige Daten ermöglichen automatisierte Verarbeitung und beschleunigen internationale Geschäfte.
6. Vertrags- und Zahlungsabwicklung:
Genau identifizierte Vertragspartner reduzieren rechtliche Unsicherheiten und erleichtern Reklamationen.
Diese Vorteile machen die Rechnungsprüfung effizienter, sicherer und rechtlich einwandfrei. ECO unterstützt deshalb bei der Suche und Prüfung der USt-IdNr. des Leistungserbringers.

3. Geschäftspartner

Der Geschäftspartnermuss im ECO-Systemangelegt sein. Hier findet einemanuelle Prüfung
statt, ob die Anschrift auf demRechnungsdokument zu der Anschrift und demFirmennamen
des in ECO angelegten Datensatzes passt. Weitere Informationen siehe auch „2. Identifikation
des Leistungserbringers“. Die Adressemuss absolut korrekt sein, selbst Tippfehler in der
Adresse oder eine falsche Firmierungmuss bemängelt werden.

Gesetzliche Anforderungen (§ 14 UStG - Deutschland)

• Pflichtangabe nach dem Umsatzsteuergesetz:
  Laut § 14 Abs. 4 des deutschen Umsatzsteuergesetzes (UStG)muss eine Rechnung die
  vollständigen und korrekten Angaben des Leistungsempfängers enthalten. Dies ist
  Voraussetzung für den Vorsteuerabzug.
• Rechtskonforme Belege:
  Fehlen diese Angaben oder sind sie falsch, kann das Finanzamt die Rechnung als
  ungültig erklären und den Vorsteuerabzug verweigern.
   
• Vorsteuerabzug und Steuerprüfung
  • Vorsteuerabzugsfähigkeit:
    Unternehmen können nur dann die in einer Rechnung enthaltene Umsatzsteuer als
    Vorsteuer geltend machen, wenn die Rechnung eindeutig ihnen zugeordnet werden
    kann. Eine korrekte Adresse und ein vollständiger Name stellen dies sicher.
  • Beweislast bei Steuerprüfungen:
    Bei einer Betriebsprüfung muss das Unternehmen nachweisen, dass es tatsächlich der
    Leistungsempfänger ist. Fehlende oder falsche Angaben könnten zu
    Steuernachforderungen führen.

Fazit:
Die korrekten Angaben von Name und Adresse des Leistungsempfängers sind unerlässlich, um
die steuerliche Anerkennung der Rechnung sicherzustellen, den Vorsteuerabzug zu ermöglichen
und die rechtliche und finanzielle Sicherheit des Geschäftsvorgangs zu gewährleisten.
Unternehmen sollten deshalb großenWert darauflegen, dass ihre Rechnungen präzise und
vollständig ausgestellt werden.

5. Rechnungsposten

Wenn in der Ansicht „Rechnungsposten qualifizieren“ Validierungsfehler vorhanden sind, wird
hier die Anzahl der Fehler und die Anzahl der Gesamtposten angezeigt. Nutzer können im
Fehlerfall auf den Link klicken und werden zur Ansicht „Rechnungsposten qualifizieren“
weitergleitet, zusätzlich wird der Filter in der Postentabelle so eingestellt, dass nur die
bemängelten Posten angezeigt werden. Eine Rechnung mit Validierungsfehlern in den Posten
kann nicht genehmigt werden.

6. Netto Summen Prüfung

Diese Prüfung vergleicht die Gesamtsumme (Netto, Steuern und Brutto) auf dem
Rechnungsdokumentmit der Summe aller Rechnungsposten. Sie müssen auf den Cent
übereinstimmen, sonst wird ein Validierungsfehler gezeigt und der Nutzermuss die Abweichung
manuell korrigieren. Eine Rechnung mit abweichenden Summen kann nicht genehmigt werden.

7. Duplikate

Sollten Duplikate für die aktuell geprüfte Rechnung gefunden worden sein, wird hier die Anzahl
als Verlinkung zur Duplikat-Ansicht angezeigt. Wenn ein odermehr Duplikate gefunden wurden,
lässt sich die Rechnung nichtmehr genehmigen. Zuerst muss der Prüfer die Konfliktemit allen
Duplikaten dieser Rechnung lösen.

8. Zahlungsmethode

Folgende Zahlungsmethode stehen zur Verfügung:

- Keine Zahlung
- Banküberweisung
- SEPA Lastschrift

Die Validierung schlägt fehl, sollte als Zahlart Banküberweisung oder SEPA Lastschrift
ausgewählt sein und der Rechnung fehlt ein rechtsicherer Beleg (PDF, XML vom Typ
Rechnung). Eine Rechnung kann unter diesen Umständen nicht genehmigt werden. Der
Prüfer kann dies lösen wenn er entweder die Zahlungsmethode auf „Keine Zahlung“ oder ein
Dokument vomTyp „Rechnung“ im Bereich „Anhänge“ hochlädt.

9. Benutzerdefinierte Prüfungen

Diese Prüfungen können pro Kunde, und optional pro Lieferanten und Leistungsempfänger
Organisation benutzerdefiniert erstellt werden. Liegt eine Rechnung für den Kunden und
optional (Lieferant und/oder Leistungsempfänger) vor, wird der Prüfschritt angezeigt und muss
ggf. vomNutzer gelöst werden. Benutzerdefinierte Prüfschritte können so eingestellt werden,
dass eine Rechnung nicht genehmigt werden kann bevor der Prüfschritt nicht gelöst wurde.
 

Rechnungspositionen qualifizieren

1. Formale Prüfung der Rechnungsposten

Vollständigkeit:
o Alle gelieferten oder vereinbarten Leistungen müssen als Posten auf der
Rechnung aufgeführt sein.
o Fehlen bestimmte Positionen,muss die Rechnung reklamiert werden.
 

Korrekte Beschreibung:
o Die Positionenmüssen präzise und nachvollziehbar beschrieben sein (z. B.
Artikelnummern, Bezeichnungen).
o Unklare oder missverständliche Angaben sind zu klären.
 

Struktur und Zuordnung:
o Jeder Rechnungspostenmuss eindeutig einemFahrzeug im ECO-System
zuzuordnen sein.
o Gruppierungen sollten logisch sein, z. B. nach Projekten oder Kostenstellen.

2. Mengen- und Preisprüfung

Mengenangaben:
o Vergleich der auf der Rechnung angegebenen Mengemit den tatsächlich
geliefertenWaren oder erbrachten Dienstleistungen.
 

Einzelpreise und Gesamtbeträge:
o Prüfen, ob die in der Rechnung aufgeführten Preise den vereinbarten Konditionen
entsprechen (z. B. laut Vertrag, Angebot oder Bestellung).
 

Rabatte, Skonti und Zuschläge:
o Überprüfen, ob vereinbarte Rabatte und Skonti korrekt abgezogen wurden.
o Zuschläge, z. B. für Versand oder Sonderleistungen,müssen vertraglich
vereinbart sein.

3. Steuerliche und rechtliche Prüfung

Umsatzsteuerangabe:
o Überprüfung, ob der korrekte Steuersatz angewendet wurde (z. B. 19 %oder 7 %
in Deutschland).
o Berechnung der Umsatzsteuer und Vergleich mit demausgewiesenen Betrag.
 

Steuerfreie Leistungen:
o Prüfung, ob steuerfreie Leistungen korrekt als solche gekennzeichnet sind (z. B.
innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge-Verfahren).

4. Kalkulatorische Prüfung

Rechenfehler aufdecken:
o Prüfen, ob die Summen der einzelnen Posten korrekt addiert wurden.
o Vergleich der Nettosumme, Umsatzsteuer und Bruttobetrag.

5. Vertrags- und Bestellabgleich

Abgleichmit Bestellungen:
o Vergleich der Rechnungsposten mit der ursprünglichen Bestellung oder dem
Vertrag. (Siehe auch Sektion „Freigabe“)
o Überprüfung, ob alle Vereinbarungen eingehalten wurden (Lieferzeit,
Serviceumfang, Preise).
 

Liefer- und Leistungsnachweise:
o Vergleichmit Lieferscheinen, Abnahmeprotokollen oder Serviceberichten, um
sicherzustellen, dass die aufgeführten Positionen tatsächlich erbracht wurden.

Konversationen

Das Modul zur Verwaltung von E-Mails innerhalb der Rechnungsprüfung ermöglicht eine
effiziente Organisation und Nachverfolgung von ein- und ausgehenden Nachrichten. Alle
relevanten E-Mails werden in einer Tabelle dargestellt, die flexibel gefiltert und durchsucht
werden kann.

Tabellenansicht

1. Tabellemit ein- und ausgehenden E-Mails
Die Hauptansicht zeigt eine Tabelle, die alle ein- und ausgehenden E-Mails übersichtlich
auflistet. Die Tabelle enthält die folgenden Spalten:

• Richtung: Zeigt an, ob die E-Mail eingegangen oder gesendet wurde (Eingang/Ausgang).
• Kunden-Name: Name des zugeordneten Kunden.
• Absender: E-Mail-Adresse des Absenders.
• Empfänger: E-Mail-Adresse des Empfängers.
• CC: Adressen der Empfänger in Kopie.
• Betreff: Der Betreff der E-Mail.
• Inhalt: Der Text oder die Zusammenfassung der E-Mail.
• Gesendet am: Datum und Uhrzeit des Versands oder Empfangs.

• Status: Aktueller Status der E-Mail (z. B. "Gesendet", "Empfangen", "Fehlgeschlagen").

   

2. Filter- und Suchfunktionen
Die Tabelle kann über Filter und Suchoptionen gezielt eingegrenzt werden. Die folgenden Spalten
sind filterbar:
 

• Richtung: Filtern nach "Eingang" oder "Ausgang".
• Empfänger: Suche nach bestimmten Empfängern.
• CC: Suche nach E-Mailsmit bestimmten Kopie-Empfängern.
• Betreff: Suche nach E-Mailsmit bestimmten Schlüsselwörtern im Betreff.
• Status: Filtern nach Status wie "Gesendet", "Fehlgeschlagen" oder "Entwurf".
   

3. E-Mails versenden
Ein Button "E-Mail senden" steht zur Verfügung, umneue E-Mails zu verfassen und zu
versenden. Durch Klicken auf diesen Button öffnet sich ein Popup Formular zur Eingabe von:

• Empfängeradresse (Pflichtfeld)
• CC-Adresse(n) (optional)
• Betreff (Pflichtfeld)
• E-Mail-Inhalt (Pflichtfeld)
  Nach demAbsenden wird die E-Mail in der Tabelle unter "Ausgang" angezeigt.
   

4. Detailansicht einer E-Mail öffnen
Ein Klick auf eine Zeile in der Tabelle önet ein Detail-Popup, in demalle Informationen der EMail
angezeigt werden.
Dieses Modul vereinfacht die E-Mail-Verwaltung und stellt sicher, dass alle relevanten
Informationen innerhalb der Rechnungsprüfung nachvollziehbar und eizient bearbeitet werden
können.

Detailansicht

Die Detailansicht zeigt:
- Vollständige E-Mail-Inhalte inkl. Anhänge
- Metadaten wie Absender, Empfänger, Betreff, Datum und Status
- Optionen zum Senden oder Beantworten

Eingabefelder:
1. Templates/Vorlagen
- Auswahl vordefinierter E-Mail-Vorlagen mit Standardtexten und Platzhaltern
-  Automatisches Einblenden passender Felder

2. Bekannte Empfänger im ECO-System
- Auswahl aus interner Datenbank (Kunden, Partner, Lieferanten)
- Autovervollständigung und Mehrfachauswahl

3. Manuelle Empfänger
- Eingabe von Adressen außerhalb des Systems
- Mehrfachempfänger mit Komma/Semikolon
- Automatische Validierung

4. Kopie (angemeldeter Nutzer)
- Möglichkeit, sich selbst in CC zu setzen
- Standardvorschlag ist der aktuelle Nutzer

5. Anhänge
- Hochladen neuer Dateien oder Auswahl aus der Rechnung
- Mehrere Anhänge möglich
- Übersicht vor dem Senden

6. Platzhalter-gestützte Felder (vorlagenabhängig)
- Automatisches Einblenden zusätzlicher Felder
- Platzhalter für Kundenname, Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum
- Dynamische, personalisierte E-Mail-Inhalte
- Vorschau-Funktion

7. Signatur
- Eigene Signatur, global für alle E-Mails verfügbar

Duplikate

Die Erkennung doppelter Rechnungen kann sehr zeit- und ressourcenintensiv sein. Um diesen
Aufwand zu reduzieren, setzt unser System auf einen zweistufigen Filterprozess, der gezielt
unnötige Vergleiche vermeidet. Da jede Änderung an einer Rechnung (TCO-Zuweisung,
Nettowerte, Lieferant, etc.) eine erneute Duplikatprüfung triggert ist dieser Ansatz entscheidend.

Vorfilterung (Rechnungen von Belang)

Zunächst werden vom System nur die Rechnungen ausgewählt, die bestimmte Bedingungen
erfüllen, z. B.
- einen bestimmten Zeitraum(12Monate in der Vergangenheit),
- einen spezifischen Kunden oder
- einen bestimmten Geschäftspartner (Lieferant).
 

Die so gefilterten Rechnungen nennen wir „Rechnungen von Belang (RvB)“. Je weniger
Rechnungen in diese Gruppe fallen, desto schneller lässt sich die Duplikaterkennung im
nächsten Schritt durchführen.

Kriterien für die Duplikaterkennung

Innerhalb der RvB werden im nächsten Schritt verschiedene Rechnungs- und
Rechnungspositionsdatenmiteinander verglichen. Dabei spielen folgende Merkmale eine Rolle:
 

Rechnungsdaten
- Rechnungsdatum
- Begünstigte Organisation (Rechnungsempfänger)
- Netto-Gesamtbetrag
 

Rechnungspositionsdaten
- Fahrzeug (welches Fahrzeug ist mit der Position verknüpft)
- TCO Element (technische bzw. inhaltliche Referenz)
- Netto-Betrag pro Position
 

Gewichtungsfaktoren und Ähnlichkeitswert
Jedes Merkmal erhält einen Gewichtungsfaktor, der seinen Einfluss auf den Gesamtscore
widerspiegelt. Auf Basis dieser Faktoren wird ein Ähnlichkeitswert (Prozentual) berechnet.
Erreicht oder übersteigt dieserWert einen festgelegten Schwellenwert (z. B. 0,90), stuft das
Systemdie jeweilige Rechnung als potenzielles Duplikat ein.
 

Standard-Gewichtungsfaktoren (Durch den ECO Support anpassbar pro Kunde):
- Rechnungsdatum: 4
- Begünstigte Organisation: 2
- Netto-Gesamtbetrag: 5
- TCO: 8
- Fahrzeug: 7

Standard-Threshold: 0,90

Beispielrechnung für den Ähnlichkeitswert

Jede Übereinstimmung wird mit 0 bis 1 bewertet (z. B. 1 für „komplett gleich“, 0,5 für
„teilweise ähnlich“).
Liegt das Ergebnis (Score) bei 0,90 oder höher, wird die Rechnung als Duplikat
eingestuft.

Tabellenansicht

Die Tabellenansicht zur Erkennung möglicher Duplikate zeigt alle Rechnungen, die anhand
verschiedener Eigenschaften als potenziell doppelt eingestuft wurden. Dabei untersucht das
System Rechnungen der letzten 12 Monate und vergleicht Inhalte wie Rechnungsnummer,
Rechnungsdatum, Lieferant, Muster in TCO-Elementen sowie Nettowerte.

Um schnell und übersichtlich zu erkennen, welche Rechnungen möglicherweise Duplikate sein
könnten, werden in der Tabelle folgende Spalten angezeigt:

1. Ähnlichkeit in Prozent
o Zeigt den prozentualen Grad der Übereinstimmungmit einer bereits
vorhandenen Rechnung an.
o Je höher der Prozentwert, desto größer ist dieWahrscheinlichkeit, dass es sich
umein Duplikat handelt.

2. Name
o Bezeichnet den Namen des Lieferanten oder Kunden, der auf der Rechnung
vermerkt ist.
o Hilft bei der schnellen Zuordnung, ob es sich um denselben Geschäftspartner
handelt.

3. Rechnungsnummer
o Die eindeutige Nummer der Rechnung.
o Ist ein zentraler Schlüssel, um eine Rechnung zu identifizieren und mit anderen
Rechnungen abzugleichen.

4. Barcode
o Zeigt einen internen oder vom Systemvergebenen Barcode (z. B. zur physischen
Zuordnung im Dokumentenmanagement).
o Kann zur automatisierten Verarbeitung und Archivierung genutzt werden.

5. Erstellt am
o Datum, an dem die Rechnung im Systemerfasst (importiert oder manuell
angelegt) wurde.
o Gibt Aufschluss über den Erstellungs- bzw. Eingangstag im
Rechnungsmanagement.

6. Status
o Gibt an, in welchem Verarbeitungsstadium sich die Rechnung befindet (z. B.
„Offen“, „In Prüfung“, „Bezahlt“).
o Unterstützt dabei, den Bearbeitungsfortschritt zu erkennen.

7. Rechnungsdatum
o Das auf der Rechnung ausgewiesene Datum.
o Relevantes Merkmal beim Abgleich, da gleiche oder sehr nahe
beieinanderliegende Daten auf mögliche Duplikate hindeuten können.

8. Netto Betrag
o Zeigt den Nettobetrag der Rechnung ohne Steuern.
o Durch den Vergleich des Nettobetrags lassen sich Rechnungen mit identischen
oder sehr ähnlichen Beträgen leichter erkennen.

9. Kommentar / „kein Duplikat durch“ (wenn durch einen Nutzer als „kein Duplikat“
gekennzeichnet)
o In dieser Spalte ist ein Hinweis oder ein Kommentar enthalten, wenn ein Nutzer
die Rechnung manuell geprüft und als „kein Duplikat“ markiert hat.
o Dient dazu, nachträgliche Korrekturen oder Bestätigungen von Anwendern
transparent zumachen.

Durch die Aufbereitung dieser Informationen in der Tabellenansicht erhält man eine schnelle
Übersicht über potenzielle Doppelungen. Zusätzlich kannman gezielt nach Rechnungen filtern,
umnotwendige Korrekturen (z. B. „kein Duplikat“) vorzunehmen und somit die Datenqualität im
System.

Duplikate beheben

Um mögliche Duplikate zu beheben, stellt das Systemzwei Optionen bereit:

1. Eine Rechnung ablehnen
o Dabei wird eine der beiden potenziellen Duplikate abgelehnt, sodass die andere
Rechnung im Anschluss freigegeben werden kann.

2. Als „kein Duplikat“ markieren
o Wenn der Nutzer feststellt, dass es sich um eine Falscherkennung handelt,
markiert er die betreende Rechnung als „kein Duplikat“.
o Das Systemprotokolliert in diesemFall automatisch den Zeitpunkt und den
verantwortlichen Nutzer. Dadurch wird nachvollziehbar festgehalten, wer
entschieden hat, dass die Rechnung nicht doppelt bezahlt wird.

Anlagen

In der Anwendung „Rechnungsprüfung“ können Sie zu jeder Rechnung zusätzliche Dokumente
(„Anlagen“) hochladen und verwalten. Diese Funktion ermöglicht es, sämtliche relevanten
Informationen und Belege direkt an der Rechnung zu hinterlegen.

Tabellenansicht für Anlagen

Die hochgeladenen Dokumente werden in einer Tabelle mit folgenden Spalten angezeigt:
- Name: Bezeichnung des Dokuments.
- Typ: Dokumentart (z. B. Angebot, Auftragsbestätigung, E-Mail, Gutachten, Rechnung, Sonstiges).
- Erstellt am: Datum des Uploads.
- Hochgeladen von: Nutzername.
- Format: Dateiformat (z. B. PDF, JPG, PNG).
- Seiten: Seitenanzahl (bei mehrseitigen Dateien).
- Größe: Dateigröße.
 

Über Filter können Sie nach Name, Typ, Erstellungsdatum, Format und Seitenzahl suchen, um Dokumente leichter zu finden.

Um ein neues Dokument zu einer Rechnung hinzuzufügen, klicken Sie auf „Anhang hochladen“. Im Pop-up geben Sie ein:
1. Name: Titel des Dokuments (z. B. „Gutachten 2025“).
2. Typ: Kategorie wählen (Angebot, Auftragsbestätigung, E-Mail, Gutachten, Rechnung, Sonstiges).
 

Hinweis: Rechnungen müssen als PDF vorliegen, damit sie als offizieller Beleg erkannt und im Zahllauf berücksichtigt werden.
 

Nach dem Speichern wird das Dokument hochgeladen und in der Tabelle angezeigt.

Bearbeiten und Löschen von Anlagen

Jedes hochgeladene Dokument kann bei Bedarf über die Tabelle bearbeitet oder gelöscht
werden. Dadurch behalten Sie stets die Kontrolle über Ihre Rechnungsunterlagen und können
veraltete oder fehlerhafte Anhänge entfernen.

Freigabe

In der Freigabe-Ansicht eines Rechnungsprüfungs-Webtools werden alle relevanten Freigaben
zu einer Rechnung tabellarisch dargestellt. Freigaben können sowohl anhand von Fahrzeug- und
Lieferantendaten als auch über eine Freigabenummer zugeordnet sein. Diese Freigaben werden
vom Schadenmanagement-Team erstellt und automatisch in das Rechnungssystemübertragen,
damit sie den passenden Rechnungen zugewiesen werden können.

Die Funktion Rechnungsfreigabe dient dazu, die korrekte Freigabe mit einer oenen Rechnung
zu verknüpfen. Dadurch wird sichergestellt, dass nur Freigaben berücksichtigt werden, die
tatsächlich zur jeweiligen Rechnung passen.

Aufbau der Freigabe-Ansicht

In der Freigabe-Ansicht wird eine Tabelle mit allen möglichen Freigaben angezeigt, die zur
jeweiligen Rechnung gefunden wurden. 

Diese Tabelle enthält folgende Spalten:

1. Ähnlichkeits-Score (%)
Zeigt an, wie hoch die Übereinstimmung (bspw. anhand von Daten wie Fahrzeug,
Lieferant, Beträgen etc.) zwischen Freigabe und Rechnung ist.

2. Freigabenummer
o Eindeutige Kennung der Freigabe.
o Enthält einen Link, über denman in den Menüpunkt „Schaden“ springen kann,
umdort detaillierte Informationen zur Freigabe einzusehen.

3. Erstellt am
Datumund Uhrzeit, zu denen die Freigabe durch das Schadenmanagement-Team
angelegt wurde.

4. Geschäftspartner
Zeigt den betroffenen Lieferanten, Dienstleister oder anderweitigen Geschäftspartner
an, für den die Freigabe erstellt wurde.

5. Freigabewert
Enthält den Betrag oderWert, der für die Freigabe genehmigt wurde.

6. TCO-Element
Gibt Auskunft über das jeweilige Kosten- bzw. Budgetelement (Total Cost ofOwnership),
welches durch die Freigabe beeinflusst wird.

7. Auftragsbeschreibung
Beschreibung des Auftrags oder Vorgangs, dermit der Freigabe verknüpft ist (z. B.
Reparatur,Wartung, etc.).

8. Geplantes Servicedatum
Datum, an demdie zugehörige Dienstleistung/Leistung voraussichtlich durchgeführt
oder abgeschlossen wird.

9. Freigabe abgeschlossen von
Benutzer oder Teammitglied, welches die Freigabe final abgeschlossen hat.

10. Freigabe-Abschlussdatum
Datum, an demder Freigabeprozess offiziell abgeschlossen wurde.

Vorgehensweise zur Verknüpfung der Freigabe

1. Freigabe identifizieren
Der Nutzer sucht in der Tabelle die passende Freigabe anhand des Ähnlichkeits-Scores,
der Freigabenummer, oder anderer Kriterien wie Geschäftspartner,
Auftragsbeschreibung etc.

2. Detailinformationen prüfen

Über den Link in der Spalte Freigabenummer kann der Nutzer in den Menüpunkt
„Schaden“ wechseln, um dort detaillierte Informationen zur Freigabe (bspw.
Begründung, Dokumentation des Schadens) zu sichten.

3. Freigabe Verknüpfen
Hat der Nutzer die korrekte Freigabe gefunden, klickt er am Ende der Tabelle auf den
Button „Freigabe Verknüpfung“. Daraufhin erscheint ein Pop-up, das zur Bestätigung
auffordert.

4. Bestätigung
o Im Pop-up wird der Nutzer gefragt, ob er diese Freigabe wirklich mit der
Rechnung verknüpfen möchte.
o Mit Klick auf „Bestätigen“ wird die Verknüpfung festgeschrieben.
Rückgängigmachen einer Verknüpfung
 

Solange die Rechnung noch nicht abschließend genehmigt wurde, kann die Verknüpfung mit
einer Freigabe wieder rückgängig gemacht werden (z. B. falls ein Irrtumfestgestellt wird). Eine
bereits genehmigte Rechnung lässt hingegen keine Änderung der Freigabe-Verknüpfung mehr
zu.