Zweck und Hintergrund
Benutzerdefinierte Prüfschritte – im System als Checklisten bezeichnet – ermöglichen es,
unternehmensspezifische Anforderungen und besondere Vereinbarungen bei der
Rechnungsprüfung zu berücksichtigen. Diese Checklisten können:
- Auf Kundenebene (empfangende Organisation)
- Auf Lieferantenebene (geschäftlicher Partner)
- Oder in einer Kombination aus Kunde und spezifischer Lieferant erstellt werden.
Vorteil: Rechnungsprüfermüssen nicht sämtlichesWissen aus vorherigen Verhandlungen oder
Absprachen besitzen, da wichtige Prüfpunkte systemseitig direkt eingeblendet werden, sobald
eine entsprechende Rechnung vorliegt.
Prüfschritt-Erstellung in der Einstellungsansicht:
Beispiel-Prüfschritt in der Rechnungsansicht:
Aufbau und Ausprägungen einer Checkliste
1. Globale Checkliste für einen Kunden
o Gilt für alle Lieferanten, die an diesen Kunden Rechnungen stellen.
o Wird in der Rechnungsprüfung eingeblendet, sobald der Rechnungsempfänger
der hinterlegte Kunde ist.
2. Checkliste für bestimmte Lieferanten eines Kunden
o Gilt nur für Rechnungen eines konkreten Lieferanten an diesen Kunden.
o Sobald eine Rechnung genau diesemLieferanten zugeordnet werden kann,
erscheint der benutzerdefinierte Prüfschritt.
3. Feinste Ausprägung: Kombination aus Kunde, Lieferant und Organisation/Abteilung
o Eine einzelne Abteilung oder Organisationseinheit imKundenunternehmen kann
definiert werden.
o Der Prüfschritt wird nur sichtbar, wenn exakt dieser Lieferant der
Rechnungsempfänger ist und die Organisation/Abteilung übereinstimmt.
Beispiel:
Die Firma ATU (Lieferant) schickt eine Rechnung an die Firma Musterfirma (Kunde). Für alle
Rechnungen der Firma ATU, die an Musterfirma gerichtet sind, kann ein spezifischer Prüfschritt
eingerichtet werden. Andere Lieferanten oder andere Rechnungen bleiben unberührt.
Anwendungsfall – Beispiel
- Firma ATU → stellt Rechnung → Musterfirma.
- In der Checkliste wird ein benutzerdefinierter Prüfschritt definiert:
o Kunde: Musterfirma
o Lieferant: ATU
o Organisationseinheit (optional): z. B. eine Abteilung derMusterfirma (wenn
erforderlich)
Sobald eine Rechnung der ATU bei der Musterfirma eintrit, wird genau dieser Prüfschritt in der
Rechnungsprüfung angezeigt.
- Kein anderer Lieferant sieht diesen Prüfschritt.
- Keine andere Kundenorganisation als die definierte Abteilung bekommt diesen
Prüfschritt angezeigt.
Funktionsweise: Erstellung und Verwaltung von Checklisten
Aufruf der Checklistenverwaltung
1. Einstellungen → Systemeinstellungen
2. Reiter „Rechnungen Checklisten“ auswählen.
o Hier können neue Checklisten erstellt oder bestehende Checklisten bearbeitet
werden.
Neue Checkliste anlegen
1. „Neue Checkliste“ anklicken
Geschäftspartner (Lieferant) und/oder Organisationseinheit auswählen.
o Dies entscheidet, für wen bzw. welche Abteilung die Checkliste gilt.
Anschließend Prüfschritt(e) hinzufügen:
o Name des Prüfschritts (z. B. „Sonderkonditionen ATU“).
o Aufgabenbeschreibung (z. B. „Prüfe, ob Sonderrabatt gemäß Vertrag gewährt
wurde“).
Die Beschreibung unterstützt den Rechnungsprüfer bei der Durchführung
und erklärt den Hintergrund des Prüfschritts.
Zusätzliche Optionen:
o „Aktiv“: Bestimmt, ob der Prüfschritt aktuell in der Rechnungsprüfung angezeigt
wird.
o „Prüfung nötig“: Legt fest, ob der Prüfschritt aktiv bestätigt werdenmuss (z. B.
per Checkbox), bevor die Rechnung weitergeführt werden kann.
o Links in der Beschreibung: Es können Verweise auf externe Dokumente oder
Websites hinterlegt werden, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden.
Speichern Sie im Anschluss die neu angelegte Checkliste. Ab sofort wird sie im
Rechnungsprüfungsprozess angezeigt, sobald eine passende Rechnung (Kunde, Lieferant, ggf.
Abteilung) erkannt wird.
Bestehende Checkliste bearbeiten oder erweitern
1. In der Liste bestehender Checklisten nach den gewünschten Filtern (z. B. Empfänger =
Musterfirma, Lieferant = ATU) suchen.
Checkliste anklicken, um sie zu öffnen.
3. Anpassungen vornehmen:
o Prüfschritte hinzufügen, löschen oder bearbeiten.
o Beschreibungstexte aktualisieren.
o Optionen „Aktiv“ oder „Prüfung nötig“ ändern.
4. Änderungen speichern.
Hinweis:
- Aktive Prüfschritte können jederzeit auf „inaktiv“ gesetzt werden. Dann erscheinen sie
nichtmehr in der Rechnungsprüfung.
- Falls sich Vereinbarungen mit einem Lieferanten ändern, lässt sich der zugehörige
Prüfschritt problemlos anpassen, ohne eine neue Checkliste erstellen zumüssen.
Praxis-Tipps
- Sinnvolle Benennung:Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für Prüfschritte (z. B.
„Sonderrabatt ATU prüfen“), damit der Rechnungsprüfer weiß, worumes geht.
- Links verwenden: Fügen Sie Links zu Verträgen, Dokumentationen oder
Prozessbeschreibungen hinzu, damit wichtige Informationen schnell zugänglich sind.
- Regelmäßige Aktualisierung: Prüfschritte sollten regelmäßig auf Relevanz überprüft
werden (z. B. bei Vertragsänderungen oder neuen Absprachen).
- Eindeutige Zuordnung: Nutzen Sie die Möglichkeit, Checklisten genau auf den Kunden,
den Lieferanten und ggf. die betreende Abteilung einzuschränken, damit Prüfer nicht
mit unnötigen Prüfschritten überfrachtet werden.
Mehrere Checklisten pro Kunde und deren Auswirkung auf eine Rechnung
Da für einen Kunden verschiedene Checklisten erstellt werden können – jeweils für
unterschiedliche Kombinationen von Lieferanten und (empfangenden) Organisationseinheiten –
kann es vorkommen, dass eine Rechnungmehrere Prüfschritte erhält. Dies passiert immer
dann, wennmehrere der hinterlegten Checklisten-Regeln auf eine eingehende Rechnung
zutreffen.
Beispiel:
- Checkliste A: Gilt für alle Rechnungen der FirmaMusterfirma (Kunde), unabhängig vom
Lieferanten.
- Checkliste B: Gilt nur für Rechnungen vom Lieferanten ATU an die FirmaMusterfirma.
Wenn nun eine neue Rechnung von ATU für die FirmaMusterfirma ins Systemkommt, greift:
1. Die globale Regel (Checkliste A) für den gesamten Kunden „Musterfirma“.
2. Die spezielle Regel (Checkliste B) für den Lieferanten „ATU“ an „Musterfirma“.
Das System zeigt in der Checklisten-Ansicht der Rechnung daher beide zugehörigen
Prüfschritte an. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle relevanten Vorgaben für den Kunden
(globale Checkliste) und zusätzliche, lieferantenspezifische Anforderungen (spezielle
Checkliste) berücksichtigt werden.
Zusammenfassung
Benutzerdefinierte Prüfschritte (Checklisten) ermöglichen es, spezifische Anforderungen für die
Rechnungsprüfung zu definieren und automatisiert einzublenden. So werden Sonderregelungen
und interne Absprachen transparenter gestaltet und Unklarheiten im Prozess reduziert. Durch
die flexible Gestaltung (globale, lieferantenspezifische oder abteilungsbezogene Zuordnung)
können Unternehmen sicherstellen, dass genau die richtigen Prüfschritte zur richtigen Zeit bei
der richtigen Rechnung erscheinen.