Rechnungsstatus

Status „Offen“

Kurze Beschreibung: Die Rechnung ist neu oder befindet sich noch in der Prüfung.
 

Was passiert hier?
o Validierung läuft
o Validierung abgeschlossen
o Suche nach Duplikaten
o Suche nach Duplikaten abgeschlossen

Diese Unterphasen werden im Hintergrund durch das System abgewickelt und sind nicht als
separate Status sichtbar, sondern dienen lediglich als Bearbeitungsschritte. Sobald diese
Schritte abgeschlossen sind, bleibt die Rechnung weiterhin im Status Oen – sofern keine
weiteren Aktionen erfolgen.

Von „Offen“ kann die Rechnung in folgende Status wechseln:
- Audit (wenn eine Prüfung durch bestimmte Stellen erforderlich ist)
- Genehmigt (wenn alle inhaltlichen, fachlichen und steuerlichen Anforderungen erfüllt
sind)
- Abgelehnt (wenn viele kritische Informationen fehlen oder fehlerhaft sind)

Status „Audit“

Kurze Beschreibung: Die Rechnung ist zur weiteren Prüfung durch interne
Fachabteilungen oder Prüfer freigegeben.

Was passiert hier?
o In dieser Phase werden noch einmal alle relevanten Informationen geprüft (z. B.
formale, steuerliche und inhaltliche Korrektheit).

Von „Audit“ kann die Rechnung in folgende Status wechseln:
- Genehmigt (wenn die Rechnung korrekt und vollständig ist)
- Abgelehnt (wenn die Rechnung nicht korrigiert werden kann oder erhebliche Mängel
aufweist)

Status „Genehmigt“

Der Status „Genehmigt“ / „Freigeben“ kann in der Detail-Ansicht der Rechnung gesetzt werden. Dort findet sich der Button „Freigeben“.

Kurze Beschreibung: Die Rechnung wurde vollständig geprüft und freigegeben.

Was bedeutet das?
o Alle relevanten Kriterien (fachlich, steuerlich, inhaltlich) wurden erfüllt.
Rückkehr in „Oen“:

Nur Support-Mitarbeiter und Administratoren können eine bereits genehmigte
Rechnung wieder auf Offen setzen (z. B. bei nachträglichen Korrekturen oder
Änderungen).
Für Rechnungsmanager ist dies nicht möglich.

Status „Abgelehnt“

Der Status „Abgelehnt“ kann in der Detail-Ansicht der Rechnung gesetzt werden. Dort findet
sich der Button „Ablehnen“.

Kurze Beschreibung: Die Rechnung weist zu viele Fehler oder fehlende Angaben auf und
kann nicht genehmigt werden.

Was bedeutet das?
o Hier wird in der Regel eine Rückmeldung an den Ersteller erfolgen, umdie
Rechnung ggf. neu zu erfassen oder zu korrigieren.
o Die Rechnung ist ein Duplikat und darf nicht gezahlt werden.

Rückkehr in „Offen“:
- Auch in diesem Fall können ausschließlich Support-Mitarbeiter und Administratoren die
Rechnung wieder auf Oen setzen.

- Für Rechnungsmanager ist dies nicht möglich.

Zahlungsstatus (optional)
Nur für Kunden, die ihren Zahllauf in ECO verarbeiten lassen, folgen auf „Genehmigt“
weitere Schritte:

1. Zahlung getriggert
o Die Zahlung wurde vom Systemoder durch Nutzer angestoßen.

2. Bezahlt
o Der Zahlungsvorgang wurde ausgeführt, das Geld wurde überwiesen.

3. Zahlung abgeschlossen / Verbucht
o Die Zahlung ist endgültig bestätigt und verbucht. Zahlungseingang durch Export
durch die Bank bestätigt.

Ende des Status-Flusses für Kundenmit eigener Zahllauf-Software:
Wenn Sie Ihren Zahllauf selbst (mit eigener Software) abwickeln, endet der Fluss bei
Genehmigt (oder Abgelehnt).

Zusammenfassung der Status-Übergänge

1. Offen
o mögliche Folgestatus: Audit, Genehmigt, Abgelehnt

2. Audit
o mögliche Folgestatus: Genehmigt, Abgelehnt

3. Genehmigt
o Rückstufung auf Oen nur durch Support/Administrator
o ggf. weitere Zahlungsstatus, wenn ECO-Zahllauf genutzt wird

4. Abgelehnt
o Rückstufung auf Offen nur durch Support/Administrator

Zahlungsstatus (nur ECO):
 Zahlung getriggert → Bezahlt → Zahlung abgeschlossen / Verbucht