In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe der Kostenplan-Funktion im
Rechnungsmanagement wiederkehrende Kosten (z. B. KFZ-Steuer, Versicherungen oder andere
regelmäßig anfallende Beträge) erfassen und automatisiert Belege erzeugen können. Dadurch
haben Sie im Rechnungsmanagement stets einen Überblick über anstehende Zahlungen und
können sicherstellen, dass alle wiederkehrenden Posten rechtzeitig geprüft und bezahlt werden.
Was ist ein Kostenplan?
Ein Kostenplan ist eine Planungshilfe,mit der Sie künstlich Belege bzw. Rechnungen für einen
bestimmten Zeitraumerstellen können, ohne dass diese Belege tatsächlich extern eingegangen
sind. Das bedeutet, das Systemerzeugt eigenständig (in festgelegten Intervallen)
Buchungsdatensätze, die anschließend im Rechnungsmanagement geprüft und bezahlt werden
können.
Ein typisches Beispiel ist die KFZ-Steuer:
- Die KFZ-Steuer wird jährlich vom Kundenkonto abgebucht.
- Sie ist formal keine Rechnung und kommt oft ohne klassischen Beleg.
- Damit im Rechnungsmanagement trotzdemein Beleg existiert, kann über den
Kostenplan ein künstlicher Beleg erstellt werden, der pünktlich zum vorgesehenen
Buchungsdatumim Systemauftaucht.
Anwendungsfälle
- Wiederkehrende Kosten wie Miete, Versicherungen, Steuern (z. B. KFZ-Steuer).
- Automatisiertes Erstellen von Belegen bei jährlich, quartalsweise odermonatlich
anfallenden Zahlungen. - Planungssicherheit durch detaillierte Übersicht über zukünftige Kosten.
- Optimierter Freigabeprozess: Anstatt Belegemanuell hinzuzufügen, werden diese
automatisch erstellt und können imnächsten Schritt von der Rechnungsprüfung
bearbeitet bzw. genehmigt oder bezahlt werden.
Anlage eines neuen Kostenplans
1. Kostenplan manuell erstellen
1. Klicken Sie auf den grünen Button „Neuer Kostenplan“.
2. Füllen Sie alle relevanten Feldermanuell aus (Details zu den Feldern siehe Abschnitt
4).
3. Speichern Sie den Kostenplan.
2. Kostenplan mit KI-Unterstützung erstellen
1. Klicken Sie auf den grünen Button „Neuer Kostenplan“.
2. Wählen Sie imDropdown-Menü ein bereits extrahiertes KFZ-Steuer-Dokument aus.
o Das Systemübernimmt automatisch die wichtigsten Daten aus der
Dokumenten-Extraktion (Name, Nettowert, Steuerland, etc.).
3. Prüfen und ergänzen Sie ggf. die Felder, die nicht automatisch befüllt wurden.
4. Speichern Sie den Kostenplan.
Hinweis: Die KI-gestützte Datenübernahme kann besonders bei Standarddokumenten (z. B.
KFZ-Steuer-Bescheide) Zeit sparen und die Fehlerquote reduzieren.
Felder eines Kostenplans
Die folgenden Felder stehen Ihnen bei der Erstellung und Verwaltung eines Kostenplans zur
Verfügung:
1. Name
o Eindeutige Bezeichnung des Kostenplans (z. B. „KFZ-Steuer PKWXY“).
2. Geschäftspartner
o Angabe des Zahlungsempfängers (z. B. eine Behörde oder ein Unternehmen).
3. Datum der ersten Zahlung
o Tag, an demdie erste künstliche Rechnung bzw. der erste Beleg erstellt werden
soll.
4. Enddatum
o Letzter Tag, an demnoch Belege erzeugt werden sollen. Ist kein Enddatum
eingetragen, wird der Kostenplan unbefristet fortgeführt.
5. Zahlungszyklus
o Häufigkeit, in der neue Belege erstellt werden sollen, z. B.
- Jährlich
- Monatlich
- Quartalsweise
- Täglich (selten der Fall, aber technisch möglich)
6. Fälligkeitsdatum
o Datum, an demder Beleg fällig wird. Dieses kann vomDatumder ersten Zahlung
abweichen (z. B. wenn die Rechnung zwar am 01.01. erstellt wird, aber erst am
31.01. fällig ist).
7. Nettowert
o Betrag ohne Steuern.
8. Steuerland
o Land, in demdie Steuer anfällt (z. B. Deutschland).Wichtig für die korrekte
Berechnung der Mehrwertsteuer.
9. Mehrwertsteuer
o Prozentsatz der anfallenden Mehrwertsteuer (z. B. 19% oder 7%).
10. Währung
o Währung, in der die Kosten anfallen (z. B. EUR, USD).
11. Typ (Rechnung / Budget)
o Kennzeichnung, ob ein Posten als „echte Rechnung“ oder als „Budgetposten“ (z.
B. nur zur internen Planung) angelegt wird.
12. Fahrzeug
o Bei KFZ-Steuer oder anderen fahrzeugbezogenen Kosten kann hier das
betreffende Fahrzeug ausgewählt werden.
13. TCO-Element (Total Cost of Ownership)
o Zur internen Zuordnung von Kosten, die für die gesamtheitliche Betrachtung (z. B.
Fuhrparkverwaltung) wichtig sind.
14. Beschreibung
o Freitextfeld für Erläuterungen, z. B. „Jährliche KFZ-Steuer für PKWXY“.
15. Schalter „An Rechnungsprüfung senden“
o Aktiviert: Erzeugte Belege werden nach Erstellung direkt in den Prüfungsprozess
übergeben.
o Deaktiviert: Belege werden zunächst nur zur Information hinterlegt und müssen
manuell an die Prüfung weitergeleitet werden.
16. Schalter „Aktiv / Inaktiv“
o Aktiv: Der Kostenplan ist wirksam, es werden in den definierten Intervallen
Belege erzeugt.
o Inaktiv: Der Kostenplan ist deaktiviert und erzeugt keine neuen Belege mehr (z.
B. wenn die Verpflichtung abgelaufen ist).
Automatische Belegerstellung und Prüfung
Sobald ein Kostenplan gespeichert und aktiviert ist, übernimmt das System die folgenden
Schritte automatisch:
1. Generierung eines neuen Belegs entsprechend der festgelegten Intervalle (z. B. jährlich
zum 01.01.).
2. Übergabe des Belegs (falls entsprechend konfiguriert) an die Rechnungsprüfung. Dort
kann er genehmigt oder abgelehnt werden.
3. Zahlung (falls der Beleg akzeptiert wurde) erfolgt über das übliche Zahlungsverfahren
Hinweis: Die erzeugten Belege werden in der Regel als „künstliche Rechnungen“
gekennzeichnet und können entsprechend gefiltert oder ausgewertet werden.
Bearbeitung und Verwaltung von Kostenplänen
Anzeigen und Bearbeiten:
o Gehen Sie in den Bereich „Kostenplan“ im Rechnungsmanagement.
o Klicken Sie auf einen bestehenden Kostenplan, umDetails anzuzeigen oder
Änderungen vorzunehmen.
Aktivieren/Deaktivieren:
o Sie können den Schalter „Aktiv/Inaktiv“ jederzeit ändern, falls Sie die
Belegerstellung pausieren oder wieder aufnehmen möchten.
Löschen:
o Ein Kostenplan kann gelöscht werden, wenn keine zukünftigen Zahlungen mehr
anfallen oder wenn er fehlerhaft angelegt wurde. Achtung: Bereits generierte
Belege bleiben davon unberührt undmüssen ggf.manuell storniert werden.
Praktische Tipps
1. Verwenden Sie eindeutige Namen für Ihre Kostenpläne, umsie leicht wiederzufinden
(z. B. „KFZ-Steuer Opel Corsa – Kennzeichen AB-C 123“).
2. Tragen Sie das richtige Enddatum ein, wenn absehbar ist, wann die Zahlungen enden
(z. B. Fahrzeugabmeldung, Vertragsablauf).
3. Nutzen Sie die KI-Funktionen für das schnellere Ausfüllen bekannter Dokumente. So
minimieren Sie Erfassungsfehler und sparen Zeit.
4. Prüfen Sie regelmäßig Ihre aktiven Kostenpläne, umsicherzustellen, dass alle Angaben
noch korrekt sind. Einmalige Fehler (z. B. FalscheMehrwertsteuer) können sich sonst
übermehrere Intervalle fortpflanzen.
5. Stellen Sie bei Bedarf den Schalter „An Rechnungsprüfung senden“ auf aktiv, damit
neue Belege automatisch imPrüfungsprozess landen und schnell bezahlt werden
können.
Zusammenfassung
Mit der Kostenplan-Funktion im Rechnungsmanagement können Sie wiederkehrende
Kosten automatisiert verwalten. Ob KFZ-Steuer, Versicherungen oder andere periodische
Ausgaben: Einmal konfiguriert, erstellt das System zum gewünschten Zeitpunkt künstliche
Belege, die Sie dann wie normale Rechnungen weiterbearbeiten, prüfen und bezahlen lassen
können. Damit haben Sie jederzeit eine verlässliche Übersicht über anstehende Ausgaben und
reduzieren den manuellen Aufwand für wiederkehrende Rechnungen erheblich.