Hat Ihr Unternehmen das Onboarding bereits erfolgreich durchlaufen und Sie möchten Ihrem Fuhrpark einen neuen Fahrer zuweisen? Wir zeigen Ihnen in einfachen Schritten, wie Sie im CARSYNC ECO System einen neuen Fahrer anlegen und entsprechende Fahrzeuge anlegen können.
1. LogIn
Zunächst müssen Sie sich in unser CARSYNC-Portal einloggen. Hierzu verwenden Sie die von Ihnen zur Registrierung gewählte E-Mail-Adresse und das persönliche Passwort als individuelle Zugangsdaten.
2. Neuen Fahrer anlegen
Haben Sie sich eingeloggt, wählen Sie im linken Reiter unter “Mein Fuhrpark” den Bereich “Fahrer” aus. Sie sehen nun eine Liste aller im System angelegten Fahrer, nach Vornamen, Nachname, Status (aktiv/inaktiv), Personalnummer, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Organisation und des/der disziplinarischen Vorgesetzten. Hier haben Sie die Möglichkeit in der rechten oberen Ecke über “Neuer Fahrer” einen neuen Fahrer anzulegen.
3. Eingabe der Fahrerdaten
Nun erscheint ein Pop-Up Fenster, in dem Sie zunächst die E-Mail-Adresse eingeben müssen. Hier können Sie aus einer Liste aus bereits existierenden Nutzern auswählen, denn: Existiert bereits ein Nutzer mit dieser E-Mail-Adresse, so wird der Fahrer mit diesem direkt verknüpft. Existiert noch kein Nutzer mit entsprechender E-Mail-Adresse, so wird am Ende des Anlage-Prozesses sowohl ein Nutzer als auch ein Fahrer angelegt.
3.1 Eingabe der Organisation
Im folgenden Schritt wählen Sie die Organisation aus, in der der Fahrer aktuell tätig ist. Dies erfolgt im Drop-Down Menü “Organisation”, das durch ein Sternchen gekennzeichnet ist.
Die Stamm-Organisation Ihres Unternehmens wurde bereits beim Onboarding festgelegt (z.B. Gesellschaften, Standorte oder Abteilungen wie Marketing, Sales, IT etc.). Diese kann auch im Nachhinein noch geändert werden, jedoch erfolgt dieser Schritt in der Organisations-Verwaltung.
Die Angabe der Personalnummer Ihres Fahrers ist nicht verpflichtend, kann aber der Vollständigkeit halber angegeben werden.
3.2 Fahrer-Status angeben
Im nächsten Schritt können Sie in der Maske den Fahrer-Status angeben. Wählen Sie dazu im Drop-Down-Menü aus “Aktiv” oder “Inaktiv” aus.
3.3 Kontakt, Compliance und Account-Einstellungen
Haben Sie den Fahrerstatus angegeben, können Sie nun unter “Mobiltelefon” die Telefonnummer des Fahrers hinterlegen. Unter “Compliance” haben Sie die Möglichkeit anzugeben, ob für den neuen Fahrer eine Führerscheinkontrolle und/oder eine Fahrer-UVV im System aktiviert werden soll. Dafür müssen Sie ganz einfach den Regler nach rechts ziehen – dieser wird dann grün hinterlegt. Unter den Account-Einstellungen können Sie nun noch die Account-Sprache auf Deutsch oder Englisch einstellen.
3.4 Rollen-Verteilung
Wählen Sie als Nächstes unter “Rolle” (mit Stern gekennzeichnet) die Nutzer-Rolle Ihres Fahrers aus. Sie können zwischen “Flotten-Admin”, “Flottenmanager” und “Mitarbeiter” wählen.
Möchten Sie dem neuen Fahrer Zugangsrechte für das ECO-Portal zuweisen? Dann können Sie das einstellen, indem Sie den Schieberegler nach rechts ziehen. Der Fahrer erhält im Anschluss eine Willkommens-E-Mail und kann sein Passwort wählen.
Klicken Sie, um den Vorgang abzuschließen auf den grünen Button rechts unten “Anlegen”.
4. Fahrer-Übersicht
Nun sind Sie wieder im Fahrer-Hauptmenü und können den neu angelegten Fahrer inklusive der von Ihnen angegebenen Informationen einsehen.
4.1. Weitere Fahrer-Informationen hinterlegen
Im Hauptmenü können Sie nun zusätzliche Informationen zum Fahrer anlegen, in dem Sie in der Fahrer-Informationsspalte rechts auf “Aufrufen” klicken bzw. die Zeile des Fahrers direkt auswählen/anklicken.
Unter “Aufrufen” öffnet sich nun ein Pop-Up Fenster, in dem Sie weiterführende Informationen zum Fahrer angeben können. Unter anderem können Sie die Entfernung des Fahrers vom Arbeitsplatz angeben sowie durch einen Schieberegler festlegen, ob das Fahrzeug auch privat genutzt wird und/oder ob es eine Kilometer-Versteuerung gibt. Weiterhin können Sie bis zu zwei private Wohnorte inklusive Adressdaten für den Fahrer anlegen.
ACHTUNG: Das Feld “Tätigkeitsstätte”, das der Adresse der zugeordneten Organisation entspricht, kann nicht im Fahrer direkt bearbeitet werden und dient lediglich der Ansicht.
Werden die von Ihnen eingefügten Informationen nicht gespeichert und das Fenster dennoch geschlossen, erhalten Sie noch einmal eine Warnung, dass Ihre nicht gespeicherten Daten verloren gehen, wenn Sie nicht von Ihnen gespeichert werden.
5. Anlegen eines Fahrzeugs
Möchten Sie für Ihrem neu angelegten Fahrer noch ein Fahrzeug zuweisen, müssen Sie in der linken Navigationsleiste unter “Mein Fuhrpark” den Reiter “Fahrer” aufrufen und den gewünschten Fahrer auswählen. Nun erscheint wieder die Menü-Leiste “Übersicht, Fahrzeuge, Führerschein, Einstellungen” – hier müssen Sie den Reiter “Fahrzeuge” auswählen. Klicken Sie oben rechts auf den Button “Fahrzeug zuweisen”.
5.1. Fahrzeug zuweisen
Nun erscheint ein Pop-Up Fenster “Neue Fahrzeugzuweisung”. Hier können Sie aus dem Drop-Down Menü “Fahrzeuge” das entsprechende Fahrzeug (Typ „Dienstwagen“) aus dem Fuhrpark auswählen.
6. Zuweisungsdatum festlegen
Haben Sie Ihr Fahrzeug ausgewählt, können Sie im nächsten Schritt ein Aktivierungsdatum für die Zuordnung zum Fahrzeug festlegen. Möchten Sie auch ein Enddatum für die Fahrzeugzuweisung festlegen, setzen Sie ein Häkchen bei “Festes Enddatum der Zuweisung auswählen”. Dann wählen Sie das Enddatum aus und klicken auf “Speichern”.
7. Übersicht über die Fahrzeuge
Nun können Sie unter dem Reiter “Fahrzeuge” alle wichtigen Informationen zum Fahrzeug abrufen. Die Liste umfasst das Kennzeichen, den Objekt-Status “In Betrieb”, die Objekt-Art (Im Beispiel-Fall handelt es sich um einen Anhänger), den Hersteller, das Modell, die Beschaffungsart (z.B. Miete oder Leasing), die Verwendungsart (Poolwagen oder Dienstwagen), die Organisation, der das Fahrzeug zugewiesen ist und den entsprechenden, zugewiesenen Fahrer.