Die Führerscheinkontrolle ist ein wichtiger Teil der Halterhaftungspflichten im Fuhrpark. Wir von CARSYNC empfehlen Ihnen als Fuhrparkverantwortlicher diese mindestens 2x jährlich durchzuführen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten eine manuelle Führerscheinkontrolle Ihrer Fahrer in ECO durchführen können.
1. LogIn
Zunächst müssen Sie sich in unser CARSYNC-Portal einloggen. Hierzu verwenden Sie die von Ihnen zur Registrierung gewählte E-Mail-Adresse und das persönliche Passwort als individuelle Zugangsdaten.
2. Fahrer-Übersicht
Wählen Sie im ersten Schritt im linken Rand-Menü unter dem Bereich “Compliance” den Reiter “Führerscheinkontrolle”. Hier sehen Sie in der Fahrer-Übersicht eine Auflistung aller hinterlegten Fahrer, Führerscheine, den Kontroll-Status, die Kontroll-Art, das Datum der nächsten Kontrolle, das Datum der letzten Kontrolle und den Namen des Kontrolleurs der letzten Kontrolle. Diese Ansicht ist auch für Fahrer zu sehen – allerdings erscheint hier nur der eigene Führerschein zur Ansicht.
Um die manuelle Führerscheinkontrolle durchführen zu können, muss der fehlende Fahrer zunächst im CARSYNC System angelegt werden. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie ein neuer Fahrer im System angelegt wird. Wenn bei Anlage der Fahrer noch nicht zu Führerscheinkontrolle hinzugefügt wurde, haben Sie im Control-Panel unter dem Reiter "Führerscheinkontrolle" die Möglichkeit, über den grünen Button "Fehlenden Fahrer hinzufügen" diese nachträglich der Führerscheinkontrolle hinzuzufügen.
3. Fehlenden Fahrer hinzufügen
Daraufhin erscheint ein Pop-Up Fenster “Fehlenden Fahrer zur Führerscheinkontrolle hinzufügen”. Im Drop-Down Menü können Sie nun aus den bereits angelegten Fahrern den entsprechenden Fahrer via E-Mail-Adresse suchen und auswählen.
Sie können nun noch die Kontroll-Art im zweiten Drop-Down Menü als “manuell” festlegen. Mit dem grünen Button “Anlegen” speichern Sie Ihre Angaben.
4. Manuelle Kontrolle durchführen
Nun erscheint in der Übersicht der von Ihnen neu angelegte Fahrer. Als Information zum hinterlegten Führerschein wird “Initiale Prüfung erforderlich” angezeigt. Klicken Sie nun auf die 3 kleinen Punkte am rechten Ende der Zeile des Fahrerprofils, erscheint ein Drop-Down Menü mit der Option “Manuelle Kontrolle durchführen”.
Nun öffnet sich ein Pop-Up “Manuelle Kontrolle durchführen” mit einer detaillierten Beschreibung zu den nächsten durchzuführenden Schritten. Außerdem werden Informationen zum Führerschein des angelegten Fahrers (Ausstellungs-Datum, Führerschein Typ etc.) angezeigt.
Hier können direkt alle Informationen eingesehen und manuell durch Sie auf Gültigkeit geprüft werden. Oben rechts in diesem Pop-Up Fenster gibt es die Option, den hinterlegten Führerschein entweder als “gültig” oder als “ungültig” zu markieren. Sind alle Führerschein-Informationen korrekt, klicken Sie auf den grünen Button “Der Führerschein ist gültig”.
Nun erscheint ein Pop-Up Fenster “Manuelle Kontrolle durchführen 2/2”. Hier erscheint der Führerschein-Status grün hinterlegt als “gültig”. Sie können weiterhin auch noch eine Beschreibung hinzufügen (bei gültigem Führerscheinstatus ist dies jedoch nicht zwingend notwendig). Unterhalb des Kommentar-Fensters befindet sich Ihr Name als ausführender Kontrolleur, sowie ein Zeitstempel. Klicken Sie nun auf den rechten unteren Button “Senden”.
Nun erscheint der neu angelegte Fahrer samt Führerschein in der Übersicht. Der Kontroll-Status wird nun als “gültig” angezeigt.
5. Kontroll-Termin anpassen
Möchten Sie den Führerschein-Kontrolltermin für eine ausstehende Prüfung anpassen, klicken sie im Fahrerprofil auf die drei Pünktchen am rechten Rand und wählen aus dem Drop-Down Menü die Option “Datum nächste Kontrolle anpassen”.
Nun öffnet sich ein Pop-Up Fenster “Datum nächste Kontrolle anpassen”. Hier öffnet sich eine Kalender-Ansicht aus der Sie das entsprechende Datum selbst auswählen können. Klicken Sie im Anschluss rechts unten auf “Senden” um die Änderungen zu speichern.
Nach dem Absenden der neuen Informationen befinden Sie sich wieder in der Fahrer-Übersicht.
7. Ungültigen Führerschein eintragen
Zunächst folgen Sie den gleichen Schritten der manuellen Führerscheinkontrolle (siehe Punkt 4). Haben Sie alle Führerschein-Informationen kontrolliert und stellen fest, dass Informationen bzw. Dokumente ungültig sind, klicken Sie oben rechts auf den Button “Der Führerschein ist ungültig”.
Nun erscheint ein Pop-Up Fenster “Manuelle Kontrolle durchführen 2/2”. Hier erhalten Sie den Hinweis, dass der Führerschein ungültig ist und der Status des Führerscheins wird rot unterlegt als “ungültig” angezeigt. In diesem Fall ist eine weitere Beschreibung zur Ungültigkeit des Führerscheins verpflichtend. Auch hier erscheint Ihr Name als Kontrolleur und ein Zeitstempel. Speichern Sie nun die Informationen unter dem grünen Button “Senden” ab.
In der Fahrer-Übersicht erscheint nun der Kontroll-Status des Führerscheins als “ungültig”.