Hinweis: Diese Anleitung richtet sich an Fuhrparkverantwortliche bzw. Admin-Nutzer, die Führerscheinkontrollen global verwalten. Wenn Sie stattdessen ein Mitarbeiter/Fahrer sind, die eine Anleitung zur Durchführung der eigenen Kontrolle benötigt, finden Sie hier einen entsprechenden Hilfeartikel.
Die Führerscheinkontrolle ist Teil der Halterhaftungspflichten für Unternehmen, daher ist die regelmäßige Durchführung für die Fuhrparkverwaltung unumgänglich. Wir zeigen Ihnen, wie Sie in wenigen Schritten eine Führerscheinkontrolle via CARSYNC Auto-Ident durchführen können.
1. LogIn
Zunächst loggen Sie sich in unser CARSYNC-Portal ein. Hierzu verwenden Sie die von Ihnen zur Registrierung gewählte E-Mail-Adresse und das persönliche Passwort als individuelle Zugangsdaten.
2. Fehlenden Fahrer für Führerscheinkontrolle anlegen
Um die Auto-Ident Führerscheinkontrolle durchführen zu können, muss der fehlende Fahrer zunächst im CARSYNC System angelegt werden. Hier finden Sie eine detaillierte Anleitung, wie ein neuer Fahrer im System angelegt wird. Wenn bei Anlage der Fahrer noch nicht zu Führerscheinkontrolle hinzugefügt wurde, haben Sie im Control-Panel unter dem Reiter "Führerscheinkontrolle" die Möglichkeit, über den grünen Button "Fehlenden Fahrer hinzufügen" diese nachträglich der Führerscheinkontrolle hinzuzufügen.
Im nächsten Schritt erscheint das Pop-Up Fenster "Fehlenden Fahrer hinzufügen", in welchem Sie via E-Mail-Adresse eine Verknüpfung mit Ihrem Fahrer herstellen, für den eine Führerscheinkontrolle gewünscht ist. Außerdem können Sie die Kontroll-Art (z.B. "Auto-Ident") auswählen und das Kontroll-Intervall (Standard = 6 Monate) bestimmen. Wenn der Fahrer bereits einen aktiven Login hat, können Sie außerdem direkt die initiale Einladungsmail zur Führerscheinkontrolle mit versenden.
Nun erscheint der Fahrer im Control-Panel mit der Angabe "Führerscheinkontrolle - Auto-Ident", solange der Führerschein noch nicht verifiziert wurde, wird unter Kontroll-Status angegeben "Kein aktiver Führerschein".
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3. Wechsel in die CARSYNC App
Nun erfolgt der Wechsel zur CARSYNC App. Jeder Mitarbeiter kann sich über seinen Login-Zugang zum CARSYNC Eco-Portal auch in der CARSYNC App (Apple-Appstore, Android Playstore) einloggen. Hier wählen Sie zunächst zwischen "Persönlich" oder "Fuhrpark". Dann wählen Sie aus den Menü-Punkten den Bereich "Führerscheinkontrolle" aus.
Mit der Durchführung des Auto-Ident-Verfahrens werden folgende Informationen erfasst:
- Führerschein-Metadaten (Nummer, Ausstellungsdatum, Gültig bis, Ausstellungsbehörde, Führerscheinklassen inkl. Meta-Informationen)
- Kontrollverfahren
- Ergebnis der Kontrolle
- Datum und Uhrzeit der Kontrolle
Die erfassten Daten werden mit Hilfe von Artificial Intelligence analysiert und abgeglichen. Falls es hierbei zu Problemen kommen sollte, wird die Kontrolle zu einem Mitarbeiter weitergeleitet, der den Führerschein händisch überprüft. Am Ende des Prozesses wird der/die FahrerIn benachrichtigt, ob die Kontrolle erfolgreich war.
Zunächst wird der aktuelle Kontroll-Status angezeigt "Kein aktiver Führerschein". Hier klicken Sie auf "Führerschein erfassen und kontrollieren". Dann erscheint im nächsten Schritt die CARSYNC Datenschutzrichtlinie durch unseren Partner IDnow, die von Ihnen akzeptiert werden muss, um fortzufahren. Klicken Sie auf "Identifizierung starten".
Sie werden nun aufgefordert über Ihr Smartphone die Vorder- und Rückseite Ihres Führerscheins einzuscannen. Halten Sie dafür jeweils Vorder- und Rückseite des Dokuments in die Kamera.
Wurden Vorder- und Rückseite erfolgreich gescannt, müssen Sie sich durch ein Video-Selfie verifizieren. Positionieren Sie dafür Ihr Gesicht innerhalb des angezeigten Rahmens und drücken Sie "Ich bin bereit". Warten Sie einige Sekunden während die 3D FaceMap verschlüsselt hochgeladen wird. Sie erhalten nun eine Bestätigung, dass Ihre Verifizierungsdaten erfolgreich übermittelt wurden.
Ihr Kontroll-Status erscheint zunächst als "In Bearbeitung" – der Bearbeitungsprozess kann einige Minuten in Anspruch nehmen. Ist der Prozess abgeschlossen erscheint ein grüner Haken mit der Status-Meldung "Gültig".
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Konnte der Führerschein nicht verifiziert werden, erscheint in der Kontroll-Historie eine "ungültige Kontrolle". Hier können Sie sowohl Datum, als auch Uhrzeit der Kontrolle einsehen.
Für den Fuhrparkmanager erscheint im Contro-Panel ebenfalls die Information, dass der Führerschein als ungültig einstuft wurde.
Eskalationssystem
Um die gesetzlichen Anforderungen an die Führerscheinkontrolle zu erfüllen, hat CARSYNC ein sogenanntes Eskalationssystem implementiert. Dieses informiert anhand des gesetzten Kontrollintervalls den Mitarbeiter rechtzeitig vor der nächsten fälligen Kontrolle des Führerscheins.
Folgende Eskalationsstufen wurden implementiert:
- 14 Tage vor Fälligkeit wird der Mitarbeiter erstmalig per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert, dass die Führerscheinkontrolle demnächst ansteht
- 7 Tage vor Fälligkeit erhält der Mitarbeiter eine weitere Erinnerung
- 1 Tag vor Fälligkeit erhält der Mitarbeiter die letzte Aufforderung zur Durchführung der Kontrolle. Diese beinhaltet zudem den Hinweis, dass der/die FahrerIn ab sofort keine Firmenfahrzeuge mehr benutzen darf.
Zusätzlich wird das Fuhrparkmanagement mittels wöchentlicher Statusberichte per E-Mail über überfällige Führerscheinkontrollen informiert.
Dokumentation und Export der Führerscheinkontrollen
Jede getätigte Führerscheinkontrolle wird, unabhängig des hinterlegten Intervalls, automatisch gespeichert. Die Kontrollen können über den Tab „Kontroll-Historie“ per CSV exportiert werden.