Die Organisations-Verwaltung bildet die Basis für alle folgenden Stammdaten. Hier besteht die Möglichkeit, seine eigene Organisations-Hierarchie zentral zu verwalten. Mit Erstellung des Kunden-Kontos wurde bereits eine sogenannte Stammorganisation automatisch angelegt. Diese kann auch nicht gelöscht werden. Darüber hinaus können weitere Tochter-Organisationen beliebig angelegt werden. Generell unterscheiden wir derzeit zwischen drei Organisations-Typen:
- Gesellschaft
- Standort
- Abteilung
Jeder Organisation können später weitere Stammdaten-Objekte wie z.B. Fahrzeuge und Fahrer zugeordnet werden.
Hier ein Schema einer möglichen Organisations-Struktur, die so angelegt werden könnte:
Folgende Schritte sind erforderlich:
1. LogIn
Zunächst müssen Sie sich in unser CARSYNC-Portal einloggen. Hierzu verwenden Sie die von Ihnen zur Registrierung gewählte E-Mail-Adresse und das persönliche Passwort als individuelle Zugangsdaten.
2. Account-Name festlegen
Im ersten Schritt wählen Sie im Menü unter "Home" -> "Einstellungen" den Reiter "Organisation". Hier geben Sie zunächst den Account Namen an. Dieser kann z.B. der Name Ihres Unternehmens sein, kann aber auch ein fiktiver Name sein, da es sich hierbei nicht um den rechtlich korrekten Unternehmensnamen handelt. Klicken Sie dann auf den grünen Button "Speichern".
3. Stammorganisation pflegen
In der unteren Liste sollten Sie bereits Ihre Stammorganisation sehen können. Wenn Sie Detailinformationen zu dieser pflegen möchten, rufen Sie diese einfach über Klick auf die Zeile oder rechts über die Punkte und "Aufrufen" auf. Weitere Schritte sind in Abschnitt 5 erklärt.
4. Organisationsstruktur anlegen
In der unteren Liste sollten Sie bereits Ihre Stammorganisation sehen können. Wenn Sie darüber hinaus weitere Töchter-Organisationen anlegen möchten, beginnen Sie im nächsten Schritt mit der Anlage einer neuen Organisations-Struktur, indem Sie auf den grünen Button "Neue Organisation" klicken.
5. Informationen ausfüllen
Geben Sie zunächst den Namen Ihrer Organisationseinheit an und folgen Sie dann Feld für Feld den Anforderungen zum Anlegen Ihrer Unternehmensstruktur wie IBAN, UstID oder Steuernummer. Diejenigen Felder, die mit einem Sternchen versehen sind, müssen zwingend ausgefüllt werden, um den Vorgang anlegen zu können. Klicken Sie zum Abschluss des Vorgangs auf den rechten unteren Button "Anlegen".
Wenn Sie eine Tochter-Organisationseinheit anlegen, wählen Sie entsprechend im Dropdown "übergeordnete Organisation" die entsprechende Mutter-Organisationseinheit aus.
Hinweis: Man kann nur gewisse Organisationstypen unter andere hängen. z.B. können unter Abteilungen keine Gesellschaften mehr gehängt werden. Wenn eine Kombinationen nicht erlaubt ist, wird Sie eine Fehlermeldung darauf hinweisen.
Haben Sie auf "Anlegen" geklickt, gelangen Sie wieder zurück ins Hauptmenü und können nun die Informationen zu Ihrer Tochter-Organisationseinheit unter den drei Punkten rechts im Organisationsprofil abrufen.
6. Organisationen löschen
Um eine Organisation zu löschen, müssen Sie im Organisationsprofil auf die drei Punkte am rechten Rand klicken und aus dem Drop-Down "Löschen" auswählen.
Hinweis: Organisationen können nur gelöscht werden, wenn ihnen keine Stammdaten (z.B. Fahrzeuge oder Fahrer) mehr zugeordnet sind. Sie erkennen, ob der Organisation noch Fahrer oder Fahrzeuge zugeordnet sind, wenn sie nach dem Versuch zu löschen folgende Fehlermeldung bekommen: