Nutzen sie bereits das Fahrtenbuch, die Poolwagenbuchung oder die Führerscheinkontrolle von CARSYNC und möchten Ihre Daten in unser ECO-Portal übertragen, erhalten Sie hier eine Anleitung, wie Sie in wenigen Schritten Ihre Fahrzeug- und Fahrerinformationen exportieren und in ECO importieren können.
Für das Onboarding in ECO können sowohl Organisations-, Fahrer- als auch Fahrzeugdaten als Excel-Datei importiert werden. Nutzen Sie dafür die Vorlagen, die Ihnen von CARSYNC zu diesem Thema zur Verfügung gestellt werden.
Excel Vorlage "Organisation" https://support.carsync.de/hc/article_attachments/5519482993180/01_Organisationen_organizations.xlsx
Excel Vorlage "Fahrer" https://support.carsync.de/hc/article_attachments/6960978963740/02_Fahrer.xlsx
Excel Vorlage "Fahrzeuge" https://support.carsync.de/hc/article_attachments/6960981411996/03_Fahrzeuge.xlsx
1. LogIn im CARSYNC-Portal
Loggen Sie sich zunächst wie gewohnt mit Ihren Zugangsdaten in das Portal von CARSYNC ein.
2. Flottenmanagement Daten-Export
Haben Sie sich erfolgreich angemeldet, klicken Sie auf den Reiter „Flottenmanagement“ und wählen die Option „CSV-Export“.
Durch den CSV-Download Ihrer Organisations-, Fahrer-bzw. Fahrzeugdaten aus dem CARSYNC-Portal können Sie bereits 75% der relevanten Informationen vorab ausfüllen und sparen sich Zeit beim ECO-Onboarding.
Sie können wählen, für welchem Zeitraum Sie Fahrer- bzw. Fahrzeugdaten auswählen möchten z.B. nur aus dem Monat Dezember o.ä. Wählen Sie sowohl weiterhin die Option „Alle Abteilungen“, als auch als Separator „Semikolon“ aus.
Welche Fahrer- bzw. Fahrzeuginformationen Sie genau für das Onboarding in ECO benötigen, geht aus der jeweiligen Excel-Vorlage für ECO (siehe oben) hervor.
3. Fahrer-Daten aus dem Portal exportieren
Fahrer-Informationen, die für einen erfolgreichen Upload in ECO angegeben werden MÜSSEN, sind in der Excel-Vorlage grün markiert und heißen im CARSYNC-Portal:
- Anrede
- Vorname
- Nachname
- Abteilung
- Personalnummer
- angelegt am
- Mobilephone
- Führerscheinkontrolle
Um die entsprechenden Informationen zu Ihrem CSV-Export hinzuzufügen, klicken Sie auf das kleine Plus neben dem jeweiligen Reiter, den Sie hinzufügen möchten. Dadurch wird dieser Bereich automatisch zu Ihrem Export-Ordner hinzugefügt. Wurde ein Tab, z.B. E-Mail-Adresse oder Nachname erfolgreich hinzugefügt, erscheint dieser als „ausgewählt“ in der linken Spalte. Die Reihenfolge der ausgewählten Tabs können Sie durch Drag&Drop entsprechend der Reihenfolge der Informationen in der Excel-Vorlage für ECO verändern.
Hinweis: Nicht alle Daten, die in der Excel-Vorlage für ECO abgefragt werden, liegen auch im CARSYNC-Portal vor. Während in der Excel-Vorlage z.B. auch der Fahrer-Status „aktiv/inaktiv“ abgefragt wird, liefert das CARSYNC-Portal diese Information nicht. Dies muss händisch nachgetragen werden.
Haben Sie alle relevanten Fahrer- bzw. Fahrzeugdaten zusammenstellt, klicken Sie unten links im CSV-Export Pop-Up Fenster auf „Export starten“.
4. Fahrzeug-Daten aus dem Portal exportieren
Um Ihre Fahrzeugdaten erfolgreich aus dem Portal zu exportieren, gehen Sie Schritt für Schritt vor, wie oben beschrieben, nur, dass Sie diesmal „Fahrzeugdaten“ für den CSV-Export auswählen.
Überprüfen Sie Ihre Excel-Vorlage auf Informationen, die für einen erfolgreichen Upload in ECO angegeben werden müssen. Folgende Informationen für die Excel-Tabelle können Sie bereits aus dem CARSYNC-Portal für die Fahrzeugdaten exportieren:
- Kennzeichen
- FIN
- Fahrgestellnummer/ID-Nummer
- Erstzulassung
- Objektstatus
- Fahrzeugklasse (Fahrzeugtyp, Handelsbezeichnung)
- Emissionsklasse (EU-Norm)
- Hersteller
- Getriebeart/Manuell etc.
- Kraftstoffart
- Leistung in kW
- Leistung in PS
- Hubraum
- CO2 g/km
- Leasing/Eigentum
- Buchbar (Poolwagen)
- Fahrzeugbesitzer
- Fahrzeugbesitzer Abteilung
- Empfangskostenstelle
Klicken Sie nach der Auswahl der Punkte auf „Export starten“.
5. CSV-Export in Excel öffnen
Importieren Sie Ihre Fahrer- bzw Fahrzeugdaten aus dem CSV-Download in Excel (Anleitung Microsoft: https://support.microsoft.com/de-de/office/importieren-oder-exportieren-von-textdateien-txt-oder-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba)
Während einige für den Excellisten-Import in ECO relevanten Daten für die Excel-Vorlage 1:1 aus dem CARSYNC-Portal übernommen werden können (wie z.B. Nachname oder Personalnummer), gibt es Angaben, die von Ihnen noch zusätzlich bearbeitet werden müssen, um einen erfolgreichen Upload in ECO zu garantieren.
6. Organisationsdatei für Upload erstellen
Im CARSYNC-Portal wird die Organisation als „Abteilung“ bezeichnet und kann als solche auch in der CSV-Datei exportiert werden, muss nun jedoch noch bearbeitet werden. Wählen Sie aus den CSV Fahrer-Daten die Spalte „Abteilung“ aus und kopieren Sie diese Spalte ohne Duplikate in die Spalte „Name“ der ECO-Onboarding Vorlage "Organisationseinheiten". Vergeben Sie anschließend für jede Organisationseinheit einen Kurznamen in der Spalte „Kurzname“ – dieser wird benötigt um Fahrer und Fahrzeuge mit der jeweiligen Abteilung zu verknüpfen. (Sollten Sie beim Onboarding in ECO bereits bei der Festlegung Ihrer Organisationsstruktur Kurznamen festgelegt haben, verwenden Sie bitte diese)
Alle anderen Felder der ECO-Onboarding Vorlage "Organisationseinheiten" müssen manuell ergänzt werden.
7. Fahrerdatei für Upload erstellen
Beim Import der Fahrerdaten können Sie große Teile aus dem Export aus dem CARSYNC-Portal übernehmen. In der Excel-Vorlage wird der Kurzname der jeweiligen Organisation, der der Fahrer angehört abgefragt. Diese Kurznamen haben Sie im vorherigen Schritt in der ECO-Onboarding Vorlage Organisationseinheiten definiert.
Empfehlung von CARSYNC:
Legen Sie neben Ihrer Spalte „Abteilungen“ eine neue Spalte „Kurzname“ an und übertragen Sie per S-VERWEIS die in der ECO-Onboarding Vorlage "Organisationseinheiten" definierten Kurznahmen für die Abteilungen.
Weiterhin ist die in der Excel-Vorlage abgefragte Information „aktiv ab“ identisch mit „angelegt am“ in Ihrem CSV-Download, „Mobilephone“ entspricht „Mobiltelefon“ und „Führerscheinkontrolle“ aktiv entspricht „Führerscheinkontrolle ja/nein“.
Alle anderen Felder der ECO-Onboarding Vorlage Fahrer müssen manuell ergänzt werden.
8. Fahrzeugdaten für Upload erstellen
Beim Import der Fahrzeugdaten können Sie große Teile aus dem Export aus dem CARSYNC-Portal übernehmen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen exportierten Daten mit den notwendigen Spalten (grün) der Excel-Vorlage übereinstimmen. Folgen Sie bei der Benennung der Kurznamen für Ihre Organisations-Einheiten dem Vorgehen wie bereits oben beschrieben.
Weiterhin ist die in der Excel-Vorlage abgefragte Information „Fahrzeugklasse“ identisch mit „Fahrzeugtyp, Handelsbezeichnung“, „Emissionsklasse“ identisch mit„EU-Norm“ und „Buchbar“ identisch mit „Poolwagen“
9. Upload in ECO
Haben Sie Ihre Excel-Vorlagen erfolgreich mit den Informationen aus dem Portal befüllt, können Sie diese nun in ECO importieren. Hier finden Sie den entsprechenden Support-Artikel zum Thema.