Prozesssteuerung in ECO

Sind Sie CARSYNC Nutzer und möchten Ihre Prozesse in ECO verwalten? Sie möchten die einzelnen Schritte Ihrer Fuhrparkverwaltung wie z.B. Bestellprozesse, Verlängerung eines Vertrages oder die Rückgabe von Fahrzeugen bzw. Tankkartenbestellung übersichtlich dokumentieren? Wir zeigen Ihnen in wenigen Schritten, wie Sie diese sogenannten Prozesse anlegen, verwalten und bearbeiten können.

1. LogIn

Zunächst müssen Sie sich in unser CARSYNC-Portal einloggen. Hierzu verwenden Sie die von Ihnen zur Registrierung gewählte E-Mail-Adresse und das persönliche Passwort als individuelle Zugangsdaten. 

2. Überblick Prozesse “Offen”

Sind Sie eingeloggt, wählen Sie im linken Randmenü den Reiter “Prozesssteuerung”. Hier gelangen Sie zur Hauptübersicht über alle Prozesse, sowohl offen als auch abgeschlossen (nicht zu verwechseln mit dem Reiter “Termine”!). Im Reiter “Offen” können Sie alle offenen Prozesse einsehen, die noch weiter nach Kennzeichen des Fahrzeugs, Fahrername, Titel, Bearbeiter und Fälligkeitsstatus gefiltert werden können. 

2. Überblick Prozesse abgeschlossen

Wählen Sie aus den beiden Top-Reitern die Option “Abgeschlossen”, um alle bereits abgeschlossenen Prozesse einzusehen. 

3. Neuen Prozess für Fahrzeug anlegen

Wählen Sie in der Hauptübersicht in der rechten oberen Ecke den grünen Button “Neuen Prozess erstellen”. Nun öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier können Sie auswählen, ob sie einen Prozess für Fahrer oder Fahrzeug erstellen möchten. 

Haben Sie sich für einen Fahrzeug-Prozess entschieden, geben Sie danach das Kennzeichen des gewünschten Fahrzeuges, für das ein Prozess angelegt werden soll, an. 

Sie haben über den Schieberegler im Pop-Up Fenster die Option, zwischen einem benutzerdefinierten und einem nicht-benutzerdefinierten Prozess zu wählen. Entscheiden Sie sich gegen die Anlage eines benutzerdefinierten Prozesses,geben Sie dann den Titel Ihres Prozesses ein, z.B. “Fahrzeugbestellung Leasing”. Durch Klicken auf den Button “Erstellen” wird ein neuer Prozess erstellt. 

4. Einzelne Prozessschritte definieren

Haben Sie einen neuen Prozess angelegt, können Sie nun einzelne Prozessschritte für Ihren Prozess “Fahrzeugbestellung Leasing” anlegen. 

Durch Klicken auf den grünen Button oben rechts “Neuen Schritt erstellen” können Sie für Ihren Prozess einen weiteren Schritt (eine weitere Unteraufgabe) erstellen. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster, um die Details des Schrittes anzugeben. Durch die Angabe der Indexnummer legen Sie fest, wo in der Reihenfolge der einzelnen Schritte der neue Schritt angesetzt werden soll. Index 1 setzt den neuen Schritt an oberste Stelle usw. 

5. Neuen Prozess für Fahrer erstellen

Genauso, wie Sie einen Prozess für ein Fahrzeug erstellen können, können Sie auch einen Prozess für einen Fahrer erstellen. Klicken Sie hierzu in der Prozesssteuerung-Übersicht auf “Neuen Prozess erstellen”. Wählen Sie dann im Drop-Down Menü “Fahrer” aus. Wählen Sie nun den Fahrer, für den ein Prozess erstellt werden soll. Entscheiden Sie sich dann, ob es sich um einen benutzerdefinierten Prozess oder einen Prozess anhand einer Vorlage handeln soll. Für einen benutzerdefinierten Prozess geben Sie dann dem Prozess einen Titel und können unter “Detail” noch weitere Details hinzufügen. Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie am Schluss auf “Erstellen”. Nun erscheint der neue Prozess in der Übersicht. 

6. Dokumente hinzufügen

Wie auch in anderen Bereichen der ECO-Software können Sie auch in der Prozesssteuerung Dokumente zu Ihren Prozessen hinzufügen. Hierfür wählen Sie beim Übersichtsmenü “Prozessschritte” den Reiter “Dokumente” und klicken auf den Button “Dokument hinzufügen”. Nun öffnet sich ein Pop-Up Fenster in das Sie die entsprechenden Details eintragen können, sowie das Dokument (hier als Beispiel die Beantragung eines Bewohnerausweises) hochladen können. Dokumente können außerdem Prozessen zugeordnet werden. Klicken Sie anschließend auf “speichern” um das Dokument zu speichern. 

Das hochgeladene Dokument wird dann in der allgemeinen Übersicht angezeigt.