Sind Sie CARSYNC Nutzer und möchten eine ZB1 zu Ihren Dokumenten hinzufügen und ein neues Fahrzeug anlegen? Wir zeigen Ihnen in einfachen Schritten, wie Sie diesen Vorgang in ECO durchführen können.
1. LogIn
Zunächst müssen Sie sich in unser CARSYNC-Portal einloggen. Hierzu verwenden Sie die von Ihnen zur Registrierung gewählte E-Mail-Adresse und das persönliche Passwort als individuelle Zugangsdaten.
2. Neue ZB1 zu den Dokumenten hinzufügen
Wählen Sie zunächst im linken Randmenü den Punkt “Dokumentenerfassung” aus. Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle bisher hochgeladenen Dokumente. Diese können zusätzlich nach “Name”, “Dokumentenart”, “Fortschritt” und “Erstellt am” gefiltert werden. Um ein neues Dokument (Ihre ZB1) hinzuzufügen, klicken Sie auf den grünen Button “Dokument hinzufügen”.
Nun öffnet sich ein Pop-Up Fenster für den Dateien-Upload. Sie können entweder über Drag&Drop auf die Dokumenten-Tabelle oder auch über den Button “Dokumente hochladen” eine Datei auswählen. Das Dokument muss entweder eine PDF- oder eine Bilddatei sein.
Nachdem Sie Ihr Dokument hochgeladen haben, klicken Sie auf den grünen Button “Anlegen”.
Die automatische Dokumentenauslesung via KI (Künstlicher Intelligenz) startet nun von alleine und sowohl der Status Ihres Dokuments wird als “Extrahiert” angezeigt als auch der Fortschritt mit einem grünen Häkchen versehen. Klicken Sie nun in die Zeile Ihres Dokuments.
Hier können Sie einsehen, welche Daten bereits automatisch aus Ihrer ZB1 ausgelesen wurden und bei welchen Bereichen noch manuell Informationen eingetragen werden müssen. Die mit Sternchen markierten Felder MÜSSEN ausgefüllt werden, um fortfahren zu können, alle weiteren Bereiche sind freiwillige Angaben. Haben Sie alle Pflichtfelder ausgefüllt, klicken Sie auf “Weiter”.
Nun erscheint ein Info-Fenster zur Verifizierung Ihrer Angaben und die Information, dass Sie nun außerdem ein Fahrzeug für die ZB1 anlegen können. Klicken Sie nun auf “Ok”.
Sie können noch einmal alle von Ihnen ausgefüllten Felder gegenchecken.
3. Neues Fahrzeug aus ZB1 erstellen
Klicken Sie nun auf den grünen Button “Neues Fahrzeug aus extrahierten Daten erstellen”.
Es erscheint ein Pop-Up Fenster, welches bereits vorausgefüllt die Informationen aus Ihrer ZB1 eingetragen hat. Zusätzliche Informationen, die nicht in der ZB1 enthalten sind, jedoch notwendig für das Anlegen eines neuen Fahrzeugs sind, können nun eingetragen werden (z.B. Organisations-Zugehörigkeit). Es werden außerdem Flotteninformationen und weitere Fahrzeugdetails abgefragt.
Nachdem Sie alle Informationen eingetragen haben, klicken Sie auf den grünen Button “Anlegen”.
Nun erscheint Ihr Fahrzeug in der Hauptübersicht “Fahrzeuge”.
4. Neu erstelltes Fahrzeug einem Fahrer zuweisen
Möchten Sie dem soeben erstellen Fahrzeug noch einen Fahrer zuweisen, rufen Sie zunächst die Profilansicht des Fahrzeugs auf, indem sie das Fahrzeug in der Liste anklicken. Wählen Sie in der Hauptübersicht den Reiter “Fahrer” aus. Klicken Sie auf den grünen Button “Fahrer zuweisen”.
Nun öffnet sich ein Pop-Up Fenster für die Fahrerzuweisung. Wählen Sie hier aus dem Drop-Down Menü den gewünschten Fahrer aus (im Beispiel hier Erika Musterfrau 3). Sie erhalten außerdem die Möglichkeit, ein festes Start- bzw. Enddatum für Ihre Zuweisung festzulegen sowie Notizen hinzuzufügen. Klicken Sie im Anschluss auf den grünen Button “Speichern”.
Der neu zugewiesene Fahrer erscheint nun in der Übersicht und Sie haben Ihrem Fahrzeug erfolgreich einen neuen Fahrer zugewiesen. Wenn ein Fahrzeug den Fahrer wechselt, können Sie die aktive Zuweisung inaktiv setzen, indem Sie ein Enddatum der Zuweisung, das in der Vergangenheit liegt, eintragen. Möchten Sie diese Zuweisung wieder löschen, klicken Sie in der Fahrer-Zeile auf die drei Punkte am rechten Rand und klicken Sie auf “Löschen”.
HINWEIS:
Es kann vorkommen, dass ein Dokument nicht auf Anhieb erkannt wird. Klicken Sie in diesem Fall in die Zeile des entsprechenden Dokuments, das im Status die Bezeichnung “Failed” trägt.
Hier können Sie das hochgeladene Dokument einsehen zusammen mit dem rot markierten Hinweis “Der Dokumententyp ist unbekannt. Bitte wählen Sie einen passenden Typ”. Nun können Sie im Drop-Down Menü den entsprechenden Dokumententyp (in Ihrem Fall ZB1) auswählen. Klicken Sie auf den grünen Button “Weiter”.
Im nächsten Schritt erscheint zunächst ein Hinweis, dass die Dokumentenverarbeitung via KI gestoppt wurde.
Diese können Sie aber wieder anstoßen, indem Sie den Button “Automatisierten Prozess erneut starten” anklicken. Anschließend versucht die KI, die Felder erneut zu erkennen.