Sie sind Fahrer und möchten wissen, wie Sie die Führerscheinkontrolle durchführen können? Hier finden Sie den entsprechenden Beitrag: Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle (für Fahrer)
Die Führerscheinkontrolle ist Teil der Halterhaftungspflichten für Unternehmen, daher ist die regelmäßige Durchführung für die Fuhrparkverwaltung unumgänglich. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie als Flottenmanager:in oder Fuhrparkverantwortliche:r die Führerscheinkontrolle über ECO verwalten.
Kontrollmethoden
Folgende Kontrollmethoden stehen Ihnen über ECO zur Verfügung. Diese können beliebig miteinander kombiniert werden. Je nach gebuchten Funktionsumfang stehen Ihnen nur gewisse Methoden zur Verfügung.
- Auto-Ident: Führerscheinkontrolle über die ECO App ohne Führerscheinlabel. Die Kontrolle findet mittels Smartphone-Kamera statt.
-
Label-Ident: Führerscheinkontrolle über die ECO App mit Führerscheinlabel. Die Kontrolle findet mittels NFC Chip Ihres Smartphones statt statt. Alternativ kann die Kontrolle auch über folgende Wege erfolgen:
- CARSYNC Lesestation in Ihrem Unternehmen oder bei teilnehmen Tankstellen.
- CARSYNC Schlüsselschrank in Ihrem Unternehmen
- CARSYNC Fahrtenbuch mit Führerscheinleser, fest verbaut im Fahrzeug
- Manuelle Kontrolle: Ihr Führerschein wird durch eine:n Mitarbeiter:in in Ihrem Fuhrpark geprüft.
Führerscheinkontrolle verwalten
Die Verwaltung der Führerscheinkontrolle kann entweder auf Fahrerebene oder auf globaler Ebene erfolgen.
Verwaltung der Führerscheinkontrolle auf globaler Ebene
Die globale Liste zur Führerscheinkontrolle finden Sie unter Compliance >> Führerscheinkontrolle.
Tab Übersicht
Bietet Ihnen eine Übersicht über alle aktivierten Kontrollen, den aktuellen Status sowie Details zur letzten und nächsten fälligen Kontrolle.
Über RFID-Lesegerät öffnen können Sie direkt über Ihren Rechner eine Label-Ident Kontrolle durchführen. Stecken Sie hierzu den CARSYNC USB-Stick in Ihren Rechner und öffnen Sie das Fenster. Folgen Sie Anweisungen auf dem Bildschirm zur Durchführung der Kontrolle.
Hinweis: Dies erlaubt Ihnen ausschließlich die Durchführung einer Kontrolle, neue Labels können hier nicht mit einem Nutzer im System verknüpft werden. Infos hierzu erhalten Sie weiter unten unter Führerscheinkontrolle anlegen.
Tab Kontroll-Historie
Bietet Ihnen eine Übersicht über alle Kontrollen sowie die Information, ob diese erfolgreich. Ebenfalls wird Ihnen hier angezeigt, über welche Kontrollmethode die Kontrolle durchgeführt wurde.
Bei Lesestationen, Fahrzeugen oder Schlüsselschränken wird Ihnen hier ebenfalls angezeigt, über welches konkrete Gerät die Kontrolle durchgeführt wurde (bei Fahrzeugen das Kennzeichen).
Tab Ereignis-Protokoll
Ähnlich wie die Kontroll-Historie, nur dass Ihnen hier auch zusätzlich Informationen zu Email-Benachrichtigungen rund um die Führerscheinkontrolle angezeigt werden.
Tab Führerscheine
Hierbei handelt es sich um eine Übersicht aller angelegten Führerscheine. Pro Nutzer kann lediglich ein Führerschein verknüpft sein. Zur Detailansicht des Führerscheins, klicken Sie auf die jeweilige Zeile.
Hier können Sie weitere Details zum Führerschein eintragen.
Verwaltung der Führerscheinkontrolle auf Fahrerebene
Auf Fahrerebene können Sie lediglich den Führerschein an sich einsehen sowie bearbeiten. Die Einsicht z.B. der nächsten Kontrolle ist nicht möglich, dies können Sie über die globale Liste einsehen.
Auf Fahrerebene finden Sie die Führerscheinverwaltung im Tab Führerschein im Fahrerprofil.
Status der Führerscheinkontrolle
Folgende Status können die Führerscheinkontrollen annehmen:
| Kontroll-Status | Erklärung |
|---|---|
| Deaktiviert | Die Führerscheinkontrolle für den Fahrer ist deaktiviert. |
| Gültig | Es liegt eine gültige Führerscheinkontrolle vor und das Fälligkeitsdatum der nächsten Kontrolle ist noch nicht erreicht. |
| Initiale Überprüfung erforderlich | Die Führerscheinkontrolle wurde für einen Fahrer freigeschaltet, die erste Kontrolle hat aber noch nicht stattgefunden. |
| Kein aktiver Führerschein |
Die Führerscheinkontrolle wurde für einen Fahrer freigeschaltet, es wurde aber noch kein Führerschein angelegt. Bei Auto-Ident wird der Führerschein automatisch durch die erste Kontrolle durch den Fahrer angelegt. Bei allen anderen Kontrollmethoden muss der Führerschein durch den Flottenmanager angelegt werden. |
| Überfällig | Das Datum der nächsten Kontrolle wurde überschritten, die Kontrolle ist nun überfällig. |
| Ungültig | Es hat eine Auto-Ident Kontrolle stattgefunden, diese war aber ungültig, z.B. durch unzureichende Qualität der Fotos. |
Verwaltung in der Smartphone App
Die Führerscheinkontrolle kann ebenfalls in der ECO Smartphone App (Download der App) durchgeführt werden. Klicken Sie hierzu auf Mehr>>Führerscheinkontrolle:
Neue Führerscheinkontrolle anlegen
Zur Freischaltung eines neuen Mitarbeiters zur Führerscheinkontrolle, führen Sie folgende Schritte durch:
- Rufen Sie Compliance >> Führerscheinkontrolle >> Übersicht auf.
- Klicken Sie auf Fehlenden Fahrer hinzufügen.
- Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
In der Smartphone App finden Sie dies unter dem Dreipunkt-Menü unten rechts:
Benachrichtigungen & Eskalationssystem
Um die gesetzlichen Anforderungen an die Führerscheinkontrolle zu erfüllen, hat CARSYNC ein sogenanntes Eskalationssystem implementiert. Dieses informiert anhand des gesetzten Kontrollintervalls den Mitarbeiter rechtzeitig vor der nächsten fälligen Kontrolle des Führerscheins.
Folgende Eskalationsstufen wurden implementiert:
- 14 Tage vor Fälligkeit wird der Mitarbeiter erstmalig per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert, dass die Führerscheinkontrolle demnächst ansteht
- 7 Tage vor Fälligkeit erhält der Mitarbeiter eine weitere Erinnerung
- 1 Tag vor Fälligkeit erhält der Mitarbeiter die letzte Aufforderung zur Durchführung der Kontrolle. Diese beinhaltet zudem den Hinweis, dass der/die FahrerIn ab sofort keine Firmenfahrzeuge mehr benutzen darf.
Benachrichtigung von Fahrern
Standardmäßig werden Fahrer nur erinnert, wenn sie einen aktiven Login für ECO haben (siehe Nutzerliste). ECO bietet optional die Möglichkeit, auch Fahrer ohne aktiven Login zu informieren.
Hinweis: Für die folgenden Schritt benötigen Sie mindestens Flotten-Admin Berechtigungen.
Rufen Sie Systemeinstellung >> Compliance-Einstellungen auf und aktivieren Sie den folgenden Schalter:
Nun werden sowohl Fahrer mit Login, als auch ohne Login benachrichtigt.
Benachrichtigung / Eskalation an Flottenmanager oder Vorgesetzte
ECO bietet die Option, mittels wöchentlicher Statusberichte per E-Mail über überfällige Führerscheinkontrollen zu informieren. Dies muss pro Empfänger eingerichtet werden.
Rufen Sie hierzu Einstellungen >> Systemeinstellungen >> Compliance-Eskalationen auf:
Klicken Sie nun auf Nutzer hinzufügen:
Wählen Sie nun den Nutzer aus, der benachrichtigt werden soll, und wählen Sie Eskalationen zu Führerscheinkontrollen aus.
Nun wird 1x wöchentlich am Montagmorgen eine Übersichtsmail zu allen Führerscheinkontrollen an diesen Nutzer gesendet. Hier wird die Sichtberechtigung berücksichtigt, es werden nur Kontrollen angezeigt, auf die der Flottenmanager Sichtberechtigung hat.
Ein Beispiel, wie diese Email dargestellt wird:
Dokumentation und Export der Führerscheinkontrollen
Jede getätigte Führerscheinkontrolle wird, unabhängig des hinterlegten Intervalls, automatisch gespeichert. Die Kontrollen können über den Tab „Kontroll-Historie“ per CSV exportiert werden.
Durchführung der Führerscheinkontrolle
Die Durchführung der Führerscheinkontrolle wird im folgenden Beitrag genauer erläutert: Durchführung der elektronischen Führerscheinkontrolle (für Fahrer)
Als Flottenmanager können Sie folgende Kontrollemethoden aktiv nutzen, um die Kontrolle durchzuführen:
| Kontrollmethode | Kontrollwege |
|---|---|
| Auto-Ident | Die Kontrolle ist nur über den Login des Fahrers selber möglich. |
| Label-Ident |
|
| Manuelle Kontrolle | Suchen Sie im Webportal nach dem Nutzer in der Führerscheinkontrollliste und klicken Sie rechts auf den grünen Haken, um die Kontrolle zu starten. |
Ablauf eines Führerscheins
Ein Führerschein kann im System dann ablaufen, wenn das Ablaufdatum im Führerschein gepflegt ist:
Der Tag des Ablaufdatums selber gilt noch als "gültiger Tag", erst mit Ablauf des Tages um 00:00 Uhr des Folgetags gilt der Führerschein als abgelaufen.
Folgende Ereignisse finden dann statt:
- Im Ereignisprotokoll wird ein neuer Eintrag "Führerschein abgelaufen" angezeigt.
- Im Tab "Übersicht" wechselt die Kontrolle in den Status "Kein aktiver Führerschein", da FahrerInnen ab sofort keinen aktiven Führerschein mehr haben.
- In der wöchentlichen Übersichts-Email zur Führerscheinkontrolle werden diese Fälle dann auch unter "inaktiver Führerscheinkontrolle" aufgeführt.
Wir empfehlen, umgehend die FahrerInnen zu kontaktieren und um die Vorlage des neuen Führerscheins zu bitten. Das genaue Vorgehen wird Ihnen unter Vorgehen bei einem neuen Führerschein erklärt.
Vorgehen bei einem neuen Führerschein
Wenn ein Fahrer einen neuen Führerschein erhält, muss dieser in ECO aktualisiert werden. Nachfolgend erhalten Sie eine Anleitung zum richtigen Vorgehen, je nach Prüfmethode.
| Kontrollmethode | Vorgehen |
| Auto-Ident |
Rufen Sie entweder:
Anschließend löschen Sie den bestehenden Führerschein. Fordern Sie den Fahrer nun auf, eine erneute Auto-Ident Kontrolle durchzuführen (Durch Setzen eines neuen Fälligkeitsdatums wird automatisch eine Email versendet). Durch diese erneute Kontrolle wird automatisch ein neuer Führerschein angelegt. Nach erfolgter Auto-Ident Kontrolle können Sie diesen neuen Führerschein in ECO einsehen.
|
| Label-Ident |
Option 1: Bestehenden Führerschein überschreiben Rufen Sie hierzu unter Compliance >> Führerscheinkontrolle >> Führerscheine den entsprechenden Führerschein auf und klicken Sie in die Zeile, um die Details zu bearbeiten. Hier können Sie dann alle Daten überschreiben und anschließend speichern. Zum Verknüpfen eines neuen Führerscheinlabels finden Sie hierzu weiter unten das Vorgehen : Führerscheinlabel austauschen (bei Label-Ident)
Option 2: Neuen Führerschein anlegen Rufen Sie hierzu unter Compliance >> Führerscheinkontrolle >> Führerscheine den entsprechenden Führerschein auf und setzen Sie beim alten Führerschein ein Ablaufdatum. Sofern das Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt, sprint der Führerschein auf "inaktiv". Anschließend können Sie einen neuen Führerschein anlegen und im Anschluss das neue Label mit dem neuen Führerschein verknüpfen. Achten Sie darauf, dass das Ausstellungsdatum des neuen Führerscheins in ECO nach dem Ablaufdatum des alten Führerscheins liegt, um Überschneidungen zu vermeiden.
Vorgehen bei Tausch des Labels: Sofern nur das Label getauscht werden muss, aber kein neuer Führerschein angelegt werde muss, finden Sie hierzu weiter unten auch das Vorgehen hierzu: Führerscheinlabel austauschen (bei Label-Ident) |
| Manuelle Kontrolle |
Option 1: Bestehenden Führerschein überschreiben Bei jeder manuellen Kontrolle werden Sie aufgefordert, die Führerscheindaten des Fahrers zu prüfen, hier können Sie dann direkt die Daten aktualisieren. Alternativ können Sie auch händisch den neuen Führerschein vorab hinterlegen: Rufen Sie hierzu unter Compliance >> Führerscheinkontrolle >> Führerscheine den entsprechenden Führerschein auf und klicken Sie in die Zeile, um die Details zu bearbeiten. Hier können Sie dann alle Daten überschreiben und anschließend speichern.
Option 2: Neuen Führerschein anlegen Rufen Sie hierzu unter Compliance >> Führerscheinkontrolle >> Führerscheine den entsprechenden Führerschein auf und setzen Sie beim alten Führerschein ein Ablaufdatum. Sofern das Ablaufdatum in der Vergangenheit liegt, sprint der Führerschein auf "inaktiv". Anschließend können Sie einen neuen Führerschein anlegen. Achten Sie darauf, dass das Ausstellungsdatum des neuen Führerscheins in ECO nach dem Ablaufdatum des alten Führerscheins liegt, um Überschneidungen zu vermeiden. |
Führerscheinlabel austauschen (bei Label-Ident)
Wenn das Führerscheinlabel defekt ist und ausgetauscht werden muss, gehen Sie wie folgt vor:
- Rufen Sie Compliance >> Führerscheinkontrolle >> Führerscheine auf.
- Suchen Sie nach dem entsprechenden Fahrer.
- Zur Verknüpfung eines neuen Labels, klicken Sie auf folgendes Symbol:
- Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.
Vorgehen bei Wechsel der Kontrollmethode
Die Kontrollmethode kann im Tab Übersicht über das Stiftsymbol angepasst werden:
| Bisherige Kontrollmethode(n) | Neue Kontrollmethode(n) | Vorgehen |
| Auto-Ident |
Manuell Label-Ident |
Kein besonderes Vorgehen nötig, das System übernimmt die Umstellung automatisch. Die Verknüpfung des Führerscheinlabels wird automatisch abgefragt, zur manuellen Verknüpfung siehe Führerscheinlabel austauschen (bei Label-Ident) |
|
Manuell Label-Ident |
Auto-Ident | Siehe Vorgehen bei einem neuen Führerschein, Kontrollmethode "Auto-Ident" |
| Label-Ident | Manuell | Kein besonderes Vorgehen nötig, das System übernimmt die Umstellung automatisch. |
| Manuell | Label-Ident | Kein besonderes Vorgehen nötig, das System übernimmt die Umstellung automatisch. Die Verknüpfung des Führerscheinlabels wird automatisch abgefragt, zur manuellen Verknüpfung siehe Führerscheinlabel austauschen (bei Label-Ident) |
Vorgehen bei fehlgeschlagenen Auto-Ident Kontrollen
Wenn die Auto-Ident Kontrolle bei einem Fahrer nicht möglich ist, da das System keine automatische Prüfung durchführen kann, empfehlen wir eine manuelle Sichtprüfung durch Ihren Fuhrpark, um Ihrer gesetzlichen Halterhaftung nachzukommen.
Stellen Sie hierzu die Prüfmethode in Führerscheinkontrolle >> Übersicht auf "manuell" um und bestätigen Sie dann die durchgeführte Sichtprüfung durch das System:
Bitte prüfen Sie in diesem Zuge ebenfalls, warum der Führerschein nicht automatisch kontrolliert werden kann. Wenn beispielsweise eine Beschädigung des Führerscheins vorliegt, werden auch zukünftige Auto-Ident Kontrollen fehlschlagen. In diesem Fall empfehlen wir bei diesen Nutzern auf eine alternative Prüfmethode (z.B. Manuell oder Label-Ident) auszuweichen, um der gesetzlichen Halterhaftung nachzukommen.